エントリーシート・履歴書郵送時の「送付状」の書き方

エントリーシートや履歴書といった書類を企業と郵送でやりとりする際、「送付状」を同封するのが一般的です。ここでは、就活における送付状の書き方をご紹介していきます。

(1)送付状ってどんなもの?

送付状とは、同封している中身を記載した書類のこと。送付状、添え状、カバーレターなどさまざまな呼び方をしますが、いずれも誰が何を何のために送ったのか相手にひと目でわかるようにするためのものです。持参する場合でない限り、送付状は同封した方がよいでしょう。
送付状には、「(1)日付、(2)宛名、(3)自分の名前と連絡先、(4)件名、(5)本文、(6)同封書類についての箇条書き」(以下、図を参照)の6点を記入します。

(2)送付状の書き方には、一般的なフォーマットがある

送付状は、簡潔でわかりやすいことが大切です。そのために、相手先の名前は左上にするなど、一般的なフォーマットを覚えておきましょう。

エントリーシートや履歴書を送るための送付状

(1)日付

提出日の日付を右上に記入します。西暦でも和暦でも構いませんが、中のエントリーシートや履歴書の日付と合わせ、表記を統一するようにしましょう。

(2)宛名

株式会社まで略さず書き、行を変えて「部署名」「相手の氏名」に敬称をつけて左上に書きます。宛先が部署名の場合は「御中」とし、個人名のときには「様」をつけます。
「御中」と「様」は併用しないものです。注意しましょう。

(3)自分の名前と連絡先

大学・学部・学科、自分の名前をフルネームで書き、連絡先を書きます。万が一、送付状に記載しながら同封し忘れた書類があったときや、問い合わせがあるときなど、提出先の企業から連絡が入る可能性があるので、連絡が取りやすい電話番号やメールアドレスも記入しておきましょう。

(4)件名

件名は見やすいように中央に配置します。「○○(書類名)の送付につきまして」「〇〇(書類名)ご送付の件」など内容がひと目でわかる件名をつけましょう。

(5)本文

「拝啓」や「謹啓」などの頭語を書き、文末を「敬具」、「敬白」などの結語で結びます。目上の人に対して前略は使わないのが一般的です。頭語の後には、一般的な手紙であれば時候のあいさつを入れますが、送付状のように用件を簡潔に伝えるための文書の場合、なくても問題ありません。時候のあいさつの代わりとして季節にかかわらず使えるのが、「時下」という表現です。続けて「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など相手を祝福する一文をつけます。続けて、「何の目的で」「何を送るか」を簡潔に書いておきましょう。

(6)同封書類についての箇条書き

本文の結語の後1行空けて、中央ぞろえで「記」と一文字記入し、その下に同封した書類の名称と枚数を箇条書きにします。これは記書きとも呼ばれ、本文中の「下記の通り」という表現に呼応しているものです。「記」と入れた場合、最後は「以上」で結びます。「これより下には何も書かれていません」という意味ですので、以上の後には何も書きません。

(3)テンプレートを作って効率化を図ろう

送付状の自分の連絡先やあいさつ文は毎回使うものなので、テンプレートを作っておけば効率的です。「拝啓」と「敬具」、「記」と「以上」はセットで使われるもので、文書ソフトによっては、頭語を入力すると自動的に結語が出ますので上手に利用しましょう。
テンプレートを作るときに気をつけたいのが、宛名の変更漏れです。宛名を間違えると提出先の企業に対して大変失礼なことになります。テンプレートを作るときは、ダミーの社名を入れるのではなく、空欄にアンダーラインを引いておくなどして、うっかり社名を差し替え忘れるミスを防ぎましょう。

送付状とともにエントリーシートを送る

(4)送付状と中身を再確認して投函しよう

送付状ができたら、送付状に記載した内容と確認しながら、エントリーシートや履歴書などを同封して郵送しましょう。クリアファイルに入れて郵送すれば、万が一雨などで濡れた場合も、中の書類の文字がにじんだり、写真がゆがんだりする心配がありません。

封筒の宛名の書き方は、こちらで紹介しています↓
「エントリーシートを郵送するときに役立つ! 封筒の選び方のポイント、宛名の書き方のマナー」
 

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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記事作成日:2017年8月29日

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