企業とのやりとりで困らない、就活メールの返信マナー<シーン別の例文つき>

就活を進める中では、企業とメールをやりとりする機会が必ずあるものです。返信メールを書く際、「そもそも、何を書けばいいのかわからない」「社会人に対して失礼な返信をしていないだろうか」と悩んでしまうケースも少なくはありません。そこで、就職・転職支援スクール、我究館にてコーチを務める八木橋育子さんに、企業への返信メールで押さえておきたいマナーや注意ポイントについて聞きました。

就活で企業に返信メールを送る際の心構え

就活においては、企業からのメールに返信する機会が多くあります。例えば、説明会の案内メールへの返信、面接の日程調整や面接後のお礼のメールなどの返信、内定の際には承諾や保留などの連絡をする返信が挙げられます。また、インターンシップに応募する場合は、選考におけるやりとりに加え、参加後には感想の返信メールなどを送ることもありますし、OB・OG訪問をする場合にも、アポ取りやお礼のメールの返信などが発生します。まずは、企業への返信メールについて、どう心構えをしたらいいか知っておくといいでしょう。

企業へのメール返信では、「相手のことを考えた内容」を心がける

学生の中には、「社会人とやりとりするのが怖い」「マナーそのものがよくわからない」と考え、企業へのメール返信に苦手意識を持つケースは少なくありません。しかし、相手が社会人でも学生でも根本的な考え方は同じで、「相手のことを考えた内容にする」ことが大事です。

また、学生の連絡手段ではLINEなどのSNSを使うケースが多いですが、社会人がビジネスで使うメールは、それとは違うツールであることをまず理解しましょう。例えば、宛名を冒頭に入れる点、長文となるために改行・段落分けなどで読みやすくする点、件名に名前を入れ、本文の末尾に署名を入れることで誰から来たメールかをわかりやすくし、返信しやすいようにする点などが違います。伝えたいことをどんどん書いて送るLINEなどとは、また別のツールであると認識しておくことが大事です。

さらに、学生同士や友人同士のやりとりと、面識がない社会人とのやりとりでは、スタンスが違うことも意識しておくといいでしょう。相手は、同世代の友人ではありませんし、自分がどんな人物であるかも知らないのです。そうしたことを踏まえ、丁寧にやりとりすることを心がければ、より良い印象を持ってくれるでしょう。メールのやりとりも一つのコミュニケーションなので、良い関係性を築く意識を持つことがポイントです。

企業はメールのやりとりでも学生を見ている?

就活におけるメールのやりとりは、人事担当者が連絡や調整のために行うので、学生からの返信内容が選考そのものに影響を与えるケースは、ほぼないといえるでしょう。しかし、連絡事項のメールでも、その内容から本人の人柄や能力が伝わりますし、一連のメールのやりとりは、同じ人事担当者が行うことが多いです。そのため、「言葉遣いやマナーなども含め、相手に配慮できる人物なのか」「簡潔にまとめ、伝えたいことを明確にできる力があるのか」など、社会人として働く基礎力があるかどうかが、おのずと見えてしまうものなのです。

直接選考に影響がなくても、選考過程における窓口となる相手であり、説明会や面接の際に顔を合わせる機会もあるので、気持ちのいいやりとりを心がけ、プラスの印象を持ってもらう方がいいでしょう。人事担当者が「この学生を応援したい」「この学生に入社してほしい」と考え、親身になって見守ってくれるケースもありますし、学生本人も、「マイナスの印象を与えているかもしれない」という不安を抱くことなく、より前向きな気持ちで選考に臨むことができるはずです。

就活メールの返信で、押さえておきたい基本マナー

それでは、就活メールの返信において、押さえておきたい基本マナーを紹介していきます。

できる限り、素早い返信を心がけよう

メールの返信では、企業からの問いかけに答えるケースが多いものです。例えば、面接日程の調整をするメールに対し、数日もの時間がたってから返信をすれば、ほかの学生との日程調整にも影響を与えてしまう可能性が高いのです。企業の人事担当者は、多くの学生とやりとりしながら、限られた時間を配分し、選考のスケジュールを調整・決定しています。相手の状況を考え、なるべく早いタイミングでの返信を心がけることが大事でしょう。特に、日程などの調整においては、返信が1日遅れれば、スケジュールの決定そのものが1日遅れてしまうことになります。相手の時間を奪ってしまうことに配慮し、早めのメール返信を心がけましょう。

一方、学生にとっても、素早く返信した方が本人の希望に沿う面接日程へと調整できる可能性が高いといえます。逆に、返信が遅れたことで、参加できる面接日時の枠が限られてしまうこともあり、複数企業の選考を並行している場合には、スケジュール調整ができず、機会を失うケースもあるのです。大事なやりとりにおいては、「24時間以内の返信」を心がけるといいでしょう。

メール返信のタイミングにも注意しよう

社会人は迅速なやりとりを心がけているものなので、会社のメールアドレスを使っていても、携帯電話にそのまま転送・通知される設定をしている可能性があります。深夜などの遅い時間から早朝までの時間帯には、メール返信は避けた方がいいでしょう。

「件名」を簡潔にまとめよう

社会人は日々、多くのメールに目を通すものなので、メール返信をする際には、「どんな用件を伝える内容なのか」「誰からのメールなのか」をひと目で把握できるよう、件名を簡潔にまとめることを意識しましょう。相手からの問いかけに答える返信では、件名を変えず、「Re: 」を残しておく方がわかりやすいので、最後尾に<○○大学・りくなび太郎>など、学校名と自分の名前を付け加えるとよいでしょう。また、説明会の案内などのメールをもらった際、聞きたいことがある場合は、先頭に<ご質問><お伺い>などの言葉を入れると、さらに把握してもらいやすいです。面接の調整などで希望日を伝える際には、<ご確認><お願い>などの言葉を入れるといいでしょう。

「本文」の基本構成とポイントを把握しよう

社会人のメールにおける本文の基本構成は、「宛名(相手の社名、部署名、名前)」「あいさつ」「伝えたい用件」「締めのあいさつ」「署名(本人の学校・学部・学科名、学年、名前、連絡先など)」とされています。それぞれのポイントを把握しましょう。

「宛名」のポイント

LINEなどを使い慣れている学生の場合、宛名を入れずに送ってしまうケースが多く見られます。しかし、ビジネスで使用するメールの場合、同報送信で複数名に送るケースもあるため、宛名がなければ、「自分に送られてきたものなのか」をひと目で把握できない可能性があります。また、宛名がないことに少なからず抵抗感を持つ社会人もいるでしょう。せっかくきちんとした内容でも、宛名を入れていないことでマイナスの印象を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。また、相手の社名、部署名、名前を、続けて1行で書く学生もいますが、改行した方が誰に宛てたものなのかを把握しやすいと考えましょう。「株式会社」などの法人格を「(株)」と略さず、名前をフルネームで書けば、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。

*例
株式会社○○
人事部
△△○○様

「あいさつ」のポイント

初めて返信する場合、書き出しは「お世話になります」とし、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております」としましょう。その後、改行した上で、「自分の学校・学部・学科名と名前」を書いて名乗りましょう。

*例
お世話になります。
○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎と申します。

「伝えたい用件」のポイント

相手から問われていることに対し、結論から述べ、簡潔に伝えましょう。不要なことまで書き連ねた長文メールは、読み手に負担をかけてしまうことになるので、用件を把握しやすくすることがポイントです。一文を短くすることも心がけるといいでしょう。句読点や接続詞が多い文章は、頭に入りにくく、要点を把握しづらいものなので、なるべく短く、簡潔な文章とすることが大事です。

また、説明会や面接の案内、面接日時の調整などを行うメールをもらった場合は、まずはその点についてお礼を述べ、感謝の気持ちを伝えましょう。用件を簡潔に述べた後は、志望度の高さなどを伝える自分の思いを書き添えてもいいでしょう。テンプレートを利用しているのではなく、自分できちんと考えてメールを作成していることが伝わるでしょう。

*例
会社説明会の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございました。
必要書類を持参の上、○月○日○時に貴社会場へお伺いします。

私の所属サークルの先輩が、現在、貴社で働いており、「刺激的な場で成長できる」というお話を伺いました。
より深く働き方や事業内容を知りたいと考えておりますので、会社説明会への参加を楽しみにしております。

「締めのあいさつ」のポイント

相手が時間を割いてメールに対応してくれていることに配慮し、感謝の気持ちが伝わるような一文で締めるといいでしょう。

*例
ご多用の折、恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

「署名」のポイント

自分の名前、学校・学部・学科名、学年、電話番号、メールアドレスを記載します。電話番号は、日中に連絡が取れる携帯番号としましょう。また、自宅の住所は記載していなくても失礼には当たりません。郵送などのやりとりが発生する場合は、記載した方が相手のためとなります。署名であることをわかりやすくするために、「-」などの記号を使い、シンプルな線を入れて区切ったものを作成しておくといいでしょう。

*例
—————————————————
りくなび 太郎(Rikunabi Tarou)
○○大学・□□学部・○○学科 △年
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××××.ac.jp
—————————————————

パソコンを操作する女性の手元

メール返信の注意ポイントを理解しよう

ここでは、メール返信における注意ポイントについて紹介します。

社名や名前を正しく書くこと

相手から送られてきたメールの署名を確認し、社名や部署名、本人の名前を正しく書くようにしましょう。誰しも自分の名前や所属する団体名を間違って記載されていたら失礼に感じるものですし、「相手に対する敬意を払えない人物」と捉えられかねないので、注意しましょう。

改行や段落分けで、読みやすさを心がけること

改行や段落分けをしていないメールは、ずらずらと文章がひと続きになるため、非常に読みにくいものです。相手が把握しやすいよう、読みやすさを意識した改行や、あいさつや用件など、要素ごとの段落分けをしましょう。また、スマートフォンで文章を打ち込む場合、表示画面の中で改行されているように見えるケースがあるので、特に注意が必要です。社会人は、パソコンでメールを確認することが多いので、改行の操作を行っていない場合、スマートフォンの表示形式とは違って、そのまま表示されてしまう可能性があります。そこに気づかないまま、やりとりを続けてしまう学生もいるので注意しましょう。

返答を不足なく伝え、やりとりを増やさないこと

企業が聞きたいことを把握し、不足のない回答を返信することで、余計なやりとりを増やさないように心がけましょう。回答に漏れや記入ミスがあれば、再度のやりとりが必要になり、相手に手間をかけさせてしまうことになります。また、面接日程の調整では、複数の候補日程を提示され、そこから選択した日時を返信するケースが多くあります。その際、自分のスケジュールを確認しないで返信し、「ほかの企業の選考と重なっている」「どうしても出席しないといけない授業がある」と気づく学生もいます。送信した翌日に気づき、慌てて別の候補日に変更したいというお願いメールを送るケースもありますが、その分、調整の手間がかかってしまいます。人事担当者は、多くの学生の面接日程を調整していることが多いので、友人のように気軽に約束の変更をすることは難しいと考えましょう。また、候補日程以外の日時を希望する返信をした場合も、同様に調整の手間がかかってしまいますし、何度もやりとりをした挙句、いつまでも日程が決まらないケースもあります。相手のことを考え、できる限り提示された候補日の中で予定を調整していく意識を持ちましょう。

文字の装飾、絵文字などは使わないこと

ビジネスメールでは、用件を簡潔に伝え、相手が把握しやすいように配慮することが大事です。文字の装飾や絵文字の使用は避け、シンプルにテキストのみとした方がいいでしょう。社会人のやりとりでも、絵文字や「!」などを使うケースもありますが、何度も顔を合わせ、信頼関係ができている間柄のみといえるでしょう。友人に送るような意識で絵文字を使った場合、「簡潔に用件をまとめられない」「相手との関係性や距離感を意識することができない」などの印象を与える可能性もあります。また、熱意を伝えるために「!」を使う学生もいますが、こちらも避けた方が無難といえるでしょう。

誤字や敬語の間違いに気をつけること

誤字や敬語などの間違いが目立つ場合、「ケアレスミスが多い」「物事に対して丁寧な対応ができない」などの印象を与える可能性があります。打ち込んだ文章をそのまま送信するのではなく、読み返してチェックし、修正する意識を持ちましょう。また、「正しい敬語を使えているのかわからない」と不安を抱く学生もいます。その場合、保護者や社会人の先輩、キャリアセンターの担当者などにチェックしてもらうと安心できるでしょう。間違いを指摘してもらうことで、正しい使い方を一つひとつ知り、身につけていくことができます。敬語に苦手意識を持つ学生は少なくありませんが、最初から完璧に使いこなせなくて当たり前なのです。まずは敬語を使うこと自体に慣れていくことが大事といえるでしょう。また、敬語は社会人になれば必ず使うものなので、今から少しずつでも身につけていけば、社会に出たときにもプラスになるはずです。

自己主張の強いアドレスは使わないこと

多くの社会人が仕事で使うメールアドレスは、本人の名前をそのまま使うなど、シンプルな文字や単語で構成されています。ビジネスシーンにふさわしくない奇抜なメールアドレスは使わない方がいいでしょう。自己主張の強いアドレスに違和感を覚えた場合、メールの内容に集中してもらえなくなる可能性もあります。できるだけシンプルなメールアドレスを利用することがオススメです。また、メールアドレスだけでなく、アドレスの「表示名」設定にも注意しましょう。特に、家族と共有のパソコンでメールソフトを使う際、アドレスに家族の名前が表示されるように登録・設定しているケースもあるので、しっかり確認しましょう。また、本人がペンネームやあだ名などを登録・設定していた場合も同様です。相手を混乱させないためにも、本人以外の名前が表示されることがないように設定を直しましょう。

就活専用のフリーメールのアドレスを取得することがオススメ

事前に就活関連のメールのみを管理するフリーメールのアドレスを取得しておくことがオススメです。会社説明会への参加や、エントリー、面接選考など、活動が活発になれば、多くの企業からメールが来るものなのです。専用アドレスにまとめておくと管理しやすく、素早く返信する際にも役立つでしょう。自分の名前をベースにしたメールアドレスとすれば、誰のアドレスなのかもわかりやすくなります。

就活のシーンに合わせた返信メールの例文3パターンを紹介

3つの就活シーンに合わせて、「調整」「謝罪」「お礼」のための返信メールの例文を紹介します。メールを返信する際の参考にしてみましょう。

【調整】面接日程の調整メールへの返信

(件名)
<ご確認>Re: 面接のご案内(○○大学 りくなび太郎)

(本文)
株式会社○○
人事部
△△○○様

お世話になっております。
○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎と申します。

面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記の日時でお願いできますでしょうか。

○月○日(水)14時

お忙しい中恐縮ですが、お返事お待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名を入れる)

ポイント解説

内容を素早く確認してもらうことが必要な場合、件名の頭には<ご確認>を入れるといいでしょう。企業が面接日程の調整・決定を行うために送るメールには、複数の候補が提示されているケースと、決定済みの面接日程を知らせてくるケースがあります。複数候補がある場合は、このメールを参考にしましょう。また、決定済みの場合には、「頂きました下記の日程でよろしくお願い申し上げます」とし、文末のあいさつ文を「お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます」とするといいでしょう。

【謝罪】面接辞退の返信メール

(件名) 面接辞退のご連絡(○○大学 りくなび太郎)

(本文)
株式会社◯◯◯
人事部
◯◯△△様

お世話になっております。
○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎です。
先日は、◯次面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

この度、◯月◯日に貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

誠に身勝手なお願いとは存じますが、何卒、ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。

(署名を入れる)

ポイント解説

自分のために時間を割いて面接の調整などをしてくれた相手の心情を考え、誠意を込めて伝えることを意識しましょう。件名についても、そのまま「Re: 」で返さず、きちんと書き換えることが大事です。また、文末の締めのあいさつに、「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております」という一文を入れる学生が多くいますが、相手にとっては、「自社の選考を断った人物に、今後の発展を祈られる」ことになるため、上から目線のような印象を与える可能性もあります。余計なあいさつ文を入れるより、謝意が伝わるよう、「何卒、ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます」とした方がいいでしょう。

【お礼】内定承諾のメール

株式会社リクナビ商事
人事部
○○□□様

大変お世話になっております。
○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎と申します。

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたしますこと、ご返信申し上げます。

貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。
○○というビジョンを一緒に実現する機会を頂き、心より感謝申し上げます。
貴社で一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名を入れる)

ポイント解説

内定承諾の返信メールでは、事務的な返答で終わらせず、入社に向かう喜びを全面的に伝えるといいでしょう。これまで選考過程の窓口としてかかわってくれた人事担当者に、お礼と感謝の気持ちを込めて、喜びを共有しましょう。また、数度の面接選考を経る中、人事担当者が親身な対応やアドバイスなどで支えてくれるケースもあります。その場合は、お礼の言葉と併せて、「○○さんの励ましのおかげで、ここまで来ることができました。多くのアドバイスを頂き、私自身、成長できたと感じています」など、感謝の気持ちも伝えるといいでしょう。ただし、社会人への返信メールであることを忘れず、節度を持った表現とすることが大事です。

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八木橋育子さんプロフィール画像

【監修】我究館 コーチ 八木橋育子さん

株式会社リクルートにて広告提案営業を経験した後、女性の社会進出に対する問題意識を持ち、女性の再就職・転職に特化した人材会社に転職。女性のみで構成される営業代行チームのマネジメントやキャリアコンサルタントとして、結婚・妊娠・出産などのライフイベントとキャリアの両立に悩む女性2000人以上を支援。自身の結婚を機に、「キャリアデザインを一人でも多くの人にしてほしい」という思いから2011年に我究館コーチに就任。学生、社会人の受講生を担当し、本人のあいまいな夢や、隠れた本音を明確にすることを得意とする。特に、女性の就・転職におけるマーケットに精通している。メイクアップや服装・マナー講座も担当。

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記事作成日:2020年3月11日

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