【例文付き】内定者懇親会の出欠メール・お礼メールの書き方は?送るときに気をつけるポイントは?

企業から内々定・内定の連絡をもらった後、内定者懇親会の案内メールを受けることがあります。案内を受け取った場合は、どのように返信するとよいのでしょうか?出席、欠席、参加未定のケース別にメールの例文と気をつけたいポイントを紹介。また、参加後にお礼メールを送る場合についても解説します。

内定者懇親会の案内が届いたら、早めの返信を心がけよう

内定者懇親会は、内定者同士や内定先企業の社員とコミュニケーションを深めるための場。ほかの内定者や企業の社員など多くの人が参加することが予想されます。また、懇親会までに企業の担当者が準備することもあるので、できるだけ早めに返信するようにしましょう。

出席・欠席が確定している場合は、期日を待たずに送るとよいでしょう。

案内をもらった内定者懇親会の日に、予定が入るかもしれないという状況もあるでしょう。このように予定がはっきりせず、出欠の返信が難しい場合は、返事を待ってもらえるかどうか相談メールを送ってみてください。

 

内定者懇親会について、詳しくはこちら↓
内定者懇親会ではどんなことをした?参加のメリット、参加時の服装を知りたい!

内定者懇親会の案内メールをもらい、手帖で確認する学生の手元

以下で(1)出席の場合、(2)欠席の場合、(3)参加未定の場合の3つのケース別で返信メールの例文と気をつけるポイントを紹介します。実際に返信する際は、参考にしてみてください。

内定者懇親会の案内への返信メールの書き方(1)出席の場合

(件名)
Re: 内定者懇親会のご案内

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。
このたびは内定者懇親会のご案内を頂き、ありがとうございます。
喜んで参加させていただきます。

○月○日(○曜日)○時~△△へうかがいます。
貴社や内定者の方々とお会いできるのを楽しみにしております。

当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。

—————————————————

りくなび太郎
○○大学・□□学部・○○学科 △年
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××××.ac.jp

—————————————————

【ポイント】
・件名の「Re: 」は届いたメールに返信する場合、自動で表示されるので、そのまま残しておきましょう。
・日程の連絡を受けたら、再確認のために指定された日時をメール上に明記して返信しましょう。

内定者懇親会の案内への返信メールの書き方(2)欠席の場合

(件名)
内定者懇親会欠席のご連絡(◯◯大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。
内定者懇親会のご案内を頂きまして、ありがとうございます。

残念ですがその日は別の予定が入ってしまっておりまして、
参加することができません。
せっかくの機会をいただきましたのに、大変申し訳ありません。

ご案内のメールに記載いただいております
「ビジネスマナーのオンラインラーニング受講の案内」について、
ご教示いただければ幸いです。

お手数をおかけしまして恐縮ですが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

(以下「署名」挿入)

【ポイント】
・件名には、「内定者懇親会欠席のご連絡」の後に「学校名」「氏名」を書いておくとひと目で用件が伝わります。企業の担当者は、複数の内定者に内定式の案内メールを送っていると想定されます。誰が出席以外の返信をしたかひと目で伝わるような件名をつけると、相手への配慮が感じられます。
・参加できないことを連絡する場合、「残念ですがその日は別の予定があり~」「せっかくの機会をいただきましたのに~」などのクッション言葉を使うと、やわらかな印象になります。
・内定者懇親会の中で実施される内容が書かれている場合、内容をよくチェックし、必要に応じて別途情報を提供してもらえるようお願いしましょう。

内定者懇親会の案内への返信メールの書き方(3)参加未定の場合

(件名)

内定者懇親会の出欠についてご相談(◯◯大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部 ○○様

お世話になっております。

○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。
内定者懇親会のご案内を頂きまして、ありがとうございます。

あいにく日程調整中の別件があり、
◯月△日までのご連絡をすることができません。

◯月◯日までには出欠のご連絡ができると思いますので、
回答をお待ちいただくことは可能でしょうか?

お忙しいところお手数をおかけしますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

(以下「署名」挿入)

【ポイント】
・件名には、「内定者懇親会の出欠についてご相談」などを記載した後に、「学校名」「氏名」を書いておくとひと目で用件が伝わります。
・期日までに出欠の返事ができない場合は、いつまでに返事ができるのかを明記した上で連絡を待ってもらえるかどうか相談してみましょう。その際は、返信の期日内に送るようにしてください。
・ただし内定者懇親会開催日の直前まで待ってもらうのは相手の準備に支障がある可能性もあるので極力避けましょう。どうしても直前にならないと予定が確定しない場合は、その旨を企業の担当者に相談してみましょう。

出席と連絡していたが、直前で参加が難しくなった場合

内定者懇親会に出席すると返信したものの、直前になって参加が難しくなることもあるでしょう。その場合は、「体調不良のため」「家庭の都合で」など、伝えられる範囲で急きょ参加できなくなった理由と併せて、欠席連絡をしましょう。

メールの例文と連絡する際に気をつける点を以下に紹介するので、参考にしてみてください。

(件名)
内定者懇親会欠席のご連絡(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

○月○日(○曜日)○時~の内定者懇親会の件、
先日、参加のご返信を差し上げましたが
家庭の都合で、急きょ参加することができなくなりました。

せっかくご準備いただいていたところ、
ご迷惑をおかけしまして大変申し訳ございません。

またの機会がございましたら、ぜひ参加させていただければと思います。
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

(以下「署名」挿入)

【ポイント】
・相手が参加を前提に準備を進めていたことを踏まえ、おわびの言葉を添えましょう。
・「残念ですが~」「せっかくご準備いただいていたところ~」などのクッション言葉を使うと、やわらかな印象になります。

前日までは、メールで連絡を

前日までであれば、メールでやりとりをしていた企業の担当者あて宛てに参加出席できなくなったことを伝えましょう。

ただし、当日になっても相手から返信がない場合は、欠席の連絡メールを見落としている可能性も考えられます。その場合、担当者に電話をかけて「大変申し訳ありません、本日の内定者懇親会に参加できなくなってしまいました。◯月◯日にメールでご連絡しておりましたが、念のためお電話差し上げました」などと伝えた方がよいでしょう。

当日は、まずは電話で欠席連絡を

内定者懇親会の当日は、開催時刻までに担当者がメールをチェックできない可能性もあります。参加できなくなってしまった場合は、電話で欠席の連絡を入れましょう。

その後、「先ほどは内定者懇親会欠席の件、お電話でご対応いただきましてありがとうございました。ご準備いただいていたところ、急な欠席となり大変申し訳ございません」などとメールを送っておくと、欠席の連絡をしたことも記録に残せるでしょう。

内定者懇親会に参加後、お礼メールを送る場合

お礼メールは、必ず送らなければならないというものではありませんが、内定者懇親会に参加して、担当者にお礼を伝えたい場合はメールを出してもよいでしょう。

お礼メールの例文と、送る際に気をつけるポイントを紹介します。

(件名)
内定者懇親会のお礼(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

先日は内定者懇親会を開催いただき、誠にありがとうございました。
共に切磋琢磨する同期と顔を合わせることができ、
「入社後に一緒に頑張っていこう」と親睦を深めることができました。

また、先輩社員の◯◯さんにご所属の部署についてうかがう機会を得られ、
配属先希望を検討する上で大変参考になりました。

またの機会がございましたら、ぜひ参加させていただければと思います。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

(以下「署名」挿入)

【ポイント】
・時間が空くほどお礼の意味が薄くなってしまうので、その日のうちか翌日をめどにメールを送るようにしましょう。
・メールに内定者懇親会に参加して良かった点を具体的に書くと、お礼の気持ちがより伝わるでしょう。

 

社会人とのメールのやりとりで気をつけたい点について、詳しくはこちら↓
社会人と接する最低限のマナー メール・手紙編

 

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業での社員研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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記事制作日:2018年9月14日

 

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