【テンプレあり】内定承諾のメール・電話をするときのマナーは?メールの書き方&電話での伝え方解説

内定の連絡方法は企業によって異なり、メールの場合もあれば電話がかかってくる場合もあります。内定の連絡に対して承諾の返事をする場合、メールと電話それぞれのケースでどのように対応すればよいのか、注意したいポイントと例文について、マナー講師・峯陽子先生に解説していただきます。

【メール編】内定承諾時のマナー

企業から内定の連絡がメールで来た場合、どのように返信したらいいのでしょうか?承諾の意思を伝える際のマナーを紹介します。

1. なるべく早めに返信するように心がけて

企業からの内定の連絡がメールで届き、承諾の返事をする場合、できるだけ早くメールを返信することが大切です。もしメールの返信が遅くなると、内定の連絡をした企業の担当者は「内定の連絡メールが届いているかどうか」「内定の承諾が得られるのかどうか」と心配することになってしまうでしょう。内定の連絡メールに気づいたのにすぐ返信できない状況にあるときも、できるだけその日のうちに返信するようにしたいところです。うっかり返信を忘れてしまわないよう、そのメールにフラグなどの印をつけておき、手が空いたらすぐ返信するようにしましょう。

2. お礼と内定承諾の意思を簡潔に伝える

内定の承諾をメールの返信で伝える場合は、内定を出してもらったことへのお礼の言葉を添え、内定を受ける意思を明確に書くのが重要なポイントです。具体的には、「このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。喜んでお受けしたいと思います」などと書くとよいでしょう。

 

加えて、「一日も早く貴社に貢献できるよう頑張りたいと思います。どうぞご指導のほど、よろしくお願い申し上げます」というように、入社に向けた前向きな気持ちを書き添えてもよいでしょう。

内定承諾をメールで送る際の例文&解説

例文

(件名)
Re:内定のご連絡(リクナビ商事)

(本文) 株式会社 リクナビ商事
人事部
○○□□様

大変お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
内定をお受けいたしますことをご返信申し上げます。

貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。
貴社で一日も早く活躍できるよう、努力して参ります。
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

—————————————————
りくなび太郎(Rikunabi Taro)
○○大学・□□学部・○○学科 △年
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××××.ac.jp
—————————————————

内定承諾メールを書くときの4つのポイント

メールを打つ就活生

・件名の「Re: 」は届いたメールに返信する場合、自動で表示されるので、そのまま残しておきましょう。

 

・宛名は、「社名」「部署名」「相手の名前」の順で入力します。「社名」は株式会社などの法人格を略さず記載しましょう。また、部署名宛てにするときは「御中」、人物に対しては「様」を使います。両方を併記することはないので、注意しましょう。

 

・「氏名」「学校名・学部・学科・学年」「連絡先」を記入した署名を入れておきましょう。氏名は読み方がわかるように、ひらがなやローマ字でふりがなを入れると親切です。

 

・メール文を長くする必要はありません。簡潔にまとめましょう。

 

署名の書き方について詳しく知りたい人はこちら↓

【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

【電話編】内定承諾時のマナー

企業から内定の連絡が電話で来た後、一般的にはメールや郵送で諸条件を記載した書面が送られて来ます。書面を確認した後は、電話で内定承諾の意思を伝えたい人もいるでしょう。このときのマナーについて押さえておきましょう。

1. お礼と自分の意思を簡潔に伝える

内定をもらった企業に電話で内定承諾の連絡をする場合も、伝えるべき内容はメールの場合と同じです。まず「内定をいただきましてありがとうございます」とお礼を伝えます。

お礼を伝えた後に「内定をお受けしたい」と自分の意思を伝えましょう。

2. 電話をかける環境に気をつけて

電話については、担当者と話すのに適した環境かどうかもポイントです。周囲の音が気になる場所や電波の状態がよくない場所など、相手の声が聞き取りづらいところは避け、できるだけ静かで落ち着いて話せる場所でかけるようにしましょう。

3. メモの準備を忘れずに

通常、今後のことを電話で細かく説明するケースは少なく、別途メールや書面などで詳細な連絡が届くことが多いです。ただし、今後のスケジュールなどを伝えられるケースもないとはいえません。念のためメモの準備をしておきましょう。

内定承諾の電話をかける場合の例文&解説

電話で内定承諾の意思を伝える場合の例文とポイントを解説します。

例文

人事:はい、株式会社△△△△です。
自分:私、内定の連絡をいただきました〇〇大学のりくなび太郎と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?
人事:はい、私が□□です。
自分:この度は内定をいただき、ありがとうございます。本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話させていただきました。
人事:ありがとうございます。よろしくお願いいたします。
自分:入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力してまいりますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。
人事:こちらこそ、どうぞよろしくお願いいたします。
自分:お送りいただきました書類につきましては、×月×日までに郵送させていただきます。
人事:ありがとうございます。お手数ですが、よろしくお願いいたします。
自分:突然の電話でお時間を頂戴して申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。
人事:失礼いたします。

内定の承諾を電話で対応する場合の4つのポイント

・担当者が不在の場合は、「□□様は何時ごろお戻りのご予定でしょうか」と尋ねてあらためてかけ直すようにしましょう。

 

・書類の返送時期については、書類に記載されていることが一般的ですが、不明な場合は担当者に問い合わせてみるといいでしょう。

 

・用件が終わり、電話を切る際には「失礼いたします」と言うと自然に電話を切ることができます。

 

・話が終わってからすぐに電話を切るのではなく、2~3秒おくと、急に切られたという印象を相手に与えないでしょう。

 

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業での社員研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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記事制作日:2018年9月20日 記事更新日:2018年10月30日

 

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