内定・内々定が出たときお礼の連絡をした?お礼メール、お礼状の書き方を解説

内定・内々定の連絡を受けた後、お礼の連絡はメールがいいのでしょうか?それとも手紙がいいのでしょうか?先輩たちがどのようにお礼の連絡をしたのかアンケートを紹介。また、お礼をする際はどのような点に気をつければよいか、マナー講師がメール、手紙それぞれのポイントを解説します。

【先輩たちに聞く!】内定・内々定へのお礼はメール?それとも手紙にした?

先輩たちは、内定・内々定へのお礼をどのように企業に伝えたのでしょうか?内定・内々定のお礼をしたことがある学生、社会人1~3年目の先輩183人に「内定・内々定へのお礼はどのようにしましたか?」と聞いてみました。

■内定・内々定へのお礼はどのようにしましたか?(n=183、複数回答)

「内定・内々定へのお礼はどのようにしましたか?」のアンケート結果のグラフ

お礼をした先輩の約7割が「メール」を選んだ

最も多かった方法は「メール」(72.1%)です。メールを選んだ理由を聞くと、「すぐに返信できる」「手軽でタイミングも選ばないから」といった利便性を挙げる人がいました。
そのほか、「会いに行ったり、電話をかけたりすると先方が忙しいのに迷惑がかかるが、メールだと先方の時間がある時に確認し、返事がもらえるから」といったように相手に配慮してメールを選んだという声もありました。中には「メールが来たからそれに返した」「メールをいただいたのでその返信として」という回答も。

次に多かったのが「手紙」という回答で、51.9%に上りました。手紙を選んだ人の回答からは、「最も礼儀正しく感謝の気持ちを表せる方法だと思ったので」など、気持ちをしっかり伝えたいという意図がうかがえます。

また、「直接会う」方法でお礼を伝えたという人も37.7%いました。このほか「メールで知らせがきたときはメールで返し、電話がきたときは電話で返した」「人により、対応を変えた」という声もありました。

内定・内々定連絡へのお礼メールの書き方

スピーディーにお礼を伝えられるのはメールの大きなメリットといえるでしょう。また、メールは手紙と比べればカジュアルなイメージがありますが、メールで内定・内々定のお礼を伝えても相手に失礼にはなりません。

なお、送る際は、誤字や脱字に気をつけましょう。内定・内々定のお礼を伝える大切なメールですから、送信する前に今一度、しっかり読み直して間違いがないかどうか確認しましょう。

では、実際にお礼メールを送る場合、どんな点に気をつけるとよいのでしょうか?

ここでは(1)内定・内々定を承諾することを決めている、(2)まだ検討している、(3)辞退を考えている、の3つのパターン別にお礼メールの例文を紹介します。

お礼メールの例文(1)内定・内々定を承諾する場合

(件名)
内定のお礼(○○大学・りくなび太郎

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。 謹んでお受けしたいと存じます。
来年4月の入社後に貴社で1日も早く活躍できるよう、残りの学生生活を大切に過ごしていきたと思います。

今後ともなにとぞよろしくお願い申し上げます。

—————————————————
りくなび太郎
○○大学・□□学部・○○学科 △年
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××××.ac.jp
—————————————————

【ポイント】
・「内定」は、学生と企業が入社の意思を相互に確認し、労働契約が成立した状態になります。法的拘束力も生じるので、承諾に当たっては労働条件などをあらかじめ確認するとよいでしょう。

内定承諾については、詳しくはこちら↓
内定承諾書って?内定通知書との違いは?返送時の添え状の書き方ポイント&マナー解説

お礼メールの例文(2)内定を承諾するか検討している場合

(件名)
内定のお礼(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
現在ほかに選考を受けている企業があり、後悔のないようすべての結果を受け止めてから決めたい思いが強く、すぐのお返事が難しい状況です。
つきましては、誠に勝手ながら内定承諾のお返事は〇月〇日までお待ちいただけないでしょうか。
せっかくの内定のご連絡を頂いたところ大変申し訳ございませんが、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどお願い致します。

(以下、署名挿入)

【ポイント】
・内定・内々定を承諾するか悩んでいる場合は、その旨を企業に伝えるとよいでしょう。その際は、いつまでに回答ができるか目安の日時を提示して相談してみると、企業側とのやりとりがスムーズになるでしょう。

お礼メールの例文(3)内定を辞退する場合

(件名)
内定辞退のおわび(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
せっかくのご連絡を頂いたところ大変恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

選考の過程でお会いした貴社の皆さまには、私の拙い質問にもわかりやすく分かりやすく丁寧にお答えいただき、温かな社風に大変魅力を感じておりましたが、本当にやりたい仕事と自らの適性などを考えた末、今回の結論に達しました。

選考には貴重なお時間を割いていただきましたのに、このような結果となり誠に申し訳ございません。 心よりおわび申し上げます。
本来であれば直接おわび申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

(以下、署名挿入)

【ポイント】
・メール文面を準備する際は(1)「辞退する」ことを最初にはっきりと明記、(2)辞退理由を簡潔に、(3)文末におわびを記載する、の3点を押さえて抑えておきましょう。
今後の社会人生活で、内定を辞退した企業とまたご縁があることも考えられます。最後まで誠実な態度を忘れずに。

企業宛てにメールを送る際の署名について知りたい人は、こちら↓
【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

内定・内々定の連絡へのお礼状の書き方

手紙のメリットは、お礼の気持をより丁寧に表すことができる点にあります。内定を受ける心づもりが固まっている場合は、手紙を出してもよいでしょう。 ただし、手紙にはさまざまな決まりごとがあります。書き慣れていない場合は、下調べや下書きをするなど送るまでに時間がかかってしまうことも。また、メールと比べて相手に届くのに時間がかかることも考慮しましょう。 以下に、お礼状の例文と構成要素ごとに気をつけるポイントを紹介します。

内定・内々定の連絡を受けた際のお礼状の文面「拝啓  時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ◯◯大学・□□学部・◯◯学科のりくなび太郎と申します。  このたびは内定のご連絡を頂きましてありがとうございました。  先輩社員の方々のお話や面接を通じて、貴社のものづくりへの思いに触れることができ、ぜひ入社して活躍したいという思いを強くしてまいりました。貴社に内定を頂きましたことを、大変うれしく思っております。 今後は来年4月の入社に向け、残りの大学生活をよりいっそう、充実したものにして、社会人になる自覚を高めてまいります。 このたびは誠にありがとうございました。」
内定・内々定の連絡を受けた際のお礼状の文面続き「まだまだ至らぬ点もございますので、今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。敬具  平成××年××月××日  東京都千代田区丸の内×丁目×番××号 ◯◯大学・□□学部・◯◯学科 りくなび太郎  株式会社リクナビ商事 人事部人事課 ◯◯□□様」

(1)頭語

頭語は手紙の初めにくる言葉で、結語とセットで使います。頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」、頭語が「謹啓」なら結語は「敬白」を使います。なお、「前略」は前文を省略しますという意味の頭語なので、目上の人に手紙を送るときには避けた方がよいでしょう。

(2)あいさつと名乗り

本題に入る前にあいさつとして記す「あいさつ文」に加え、学校名・学部・学科などの所属を述べてから本題に入りましょう。

(3)本文

本文は、内定・内々定に対するお礼、内定受諾の意思表示に加え、内定・内々定を出してもらったことに対する喜びの気持ちや、入社に向けた前向きな意気込みなどを伝えるとよいでしょう。 気をつけたいのは、手紙の本文を書くときの一般的なマナー。例えば、「皆さま」「〇〇様」などは、改行により文字が離れてしまうのは失礼とされています。また、相手を指す言葉はできる限り行末に書かないようにしましょう。相手企業の敬称はメールのときと同様、「貴社」とします。これも改行により「貴」「社」が離れないよう、行末に表記がこないように注意しましょう。

(4)結びのあいさつ

最後に重ねてお礼の気持ちを伝えましょう。最後に頭語に対応する「敬具」などの結語を入れます。

(5)日付

年号・月日までを書きます。

(6)署名

学校・学部・学科・フルネームを書きます。

(7)宛名

社名は「株式会社」なども略さず書きます。行を変え、「部署名」「相手の名前+敬称」を書きます。 なお、内定・内々定のお礼を伝える手紙では、便箋と封筒はビジネス用に向くものを選びましょう。シンプルな無地のものを使うのがベターです。  

その他、社会人宛てにメールや手紙を送るときに気をつけることを知りたい人はこちら↓
社会人と接する最低限のマナー メール・手紙編

人事担当者以外にもお礼の連絡をする?

内定・内々定を受諾することになったら、OB・OG訪問をしたその企業の先輩社員にも連絡するとよいでしょう。入社後どこかで顔を合わせたり、一緒に働いたりすることもあるかもしれません。「OB・OG訪問の際は貴重なお時間を頂きましてありがとうございました」「◯◯の話は大変勉強になり、おかげさまでこのたび、貴社に内定を頂くことができました」のように、OB・OG訪問の時間を取ってもらった感謝の気持ちと併せて内定・内々定の報告をしてみてください。

 

内々定または内定を得た企業について、業界の情報をチェックしてみよう。

 

内定の連絡をもらい、お礼のメールを考えている女子学生

 

【調査概要】
調査期間:2018年8月3日~8月9日
調査サンプル:就活時に企業から内々定および内定をもらってお礼をしたことがある学生、社会人1~3年目の男女183人
調査協力:株式会社ジャストシステム

——————————————————-

峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業での社員研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

——————————————————–

記事制作日:2018年9月28日

 

合わせて読みたい記事