【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

先輩社員にOB・OG訪問をお願いしたり、人事担当者と選考についてやりとりしたりする際、メールを利用する場合があります。社会人とメールでやりとりをする際、メール末尾の署名には何を記載したらいいのでしょうか。署名のテンプレートと併せて、作成時のポイントを紹介します。

(1)就活メールの署名にはどんなことを書く?

社会人とやりとりをする際は、ビジネスマナーを意識しておきたいもの。メールでやりとりをする場合には、誰から来たメールなのかひと目でわかるように配慮しておくと、日々多くのメールを受け取る社会人とのやりとりがスムーズになるでしょう。一般に、メールの末尾に署名として1氏名、2所属、3連絡先を入れることが多いです。

(2)メール署名に記載する情報は?

署名に入れたいのは1氏名、2所属、3連絡先の3つですが、具体的にどんな情報を入れるといいのでしょうか? それぞれ記載のしかたを紹介します。

1.氏名

読み方がわかるように、平仮名かローマ字表記でふりがなを入れると親切です。

2.所属

学校名、学部、学科、学年に関する情報を入れましょう。
部活やゼミ、サークル名などはメール署名には記載しなくてもよいでしょう。署名欄の情報が多すぎると、メールを受け取った側には逆にわかりにくくなってしまいます。アピール情報を入れたい場合は、エントリーシートや履歴書に記載しましょう。

3.連絡先

メールアドレスは、普段から使っているものが使い勝手がよく、見落としもないので安心です。ユーザー名(@より前の部分)がビジネスシーンで使用するのにふさわしくない場合は、学校から発行されたアドレスや、就活用のアドレスを新しく作って、就活に関する連絡を一本化するのもいいでしょう。

電話番号も、携帯電話の番号など日中連絡が取れるものを記してください。

住所や郵便番号は記載した方がいい?

企業と郵送でやりとりをする可能性がある場合は署名に記載があると親切ですが、署名に住所や郵便番号が入っていないからといって失礼には当たりません。

けい線は入れた方がいい? 記号は?

メールの本文と署名の区切りがはっきりとわかるように、けい線は入れておくとよいでしょう。記号やイラスト、顔文字などで署名を飾りたてる必要はありません。必要な情報を相手に読みやすく提示するようにしましょう。

(3)メール署名を作成したら

作成できたら、メールの署名登録機能を活用し、メールを作成する際は必ず署名が入っているように設定するといいでしょう。

署名を登録する前に、記載したメールアドレスや電話番号に自分で連絡をしてみるなど、情報にミスがないように、しっかり確認しましょう

企業との連絡をメールでやりとりする女子就活生

(4)メール署名のテンプレートを紹介!

では、就活生が社会人とメールをやりとりする場合、どんな署名がいいのでしょうか。
作成する際は、以下に紹介する署名のテンプレートデザインを参考にしてみてください。

1.氏名のふりがなが平仮名の場合

―――――――――――――――
りくなび太郎(りくなび・たろう)
●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
―――――――――――――――

2.氏名のふりがながローマ字の場合

―――――――――――――――
りくなび太郎(Tarou Rikunabi)
●●大学■■学部●●学科■年
Mobile:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
Mail:tarou@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
―――――――――――――――

3. 住所を記載する場合

―――――――――――――――――
りくなび太郎(りくなび・たろう)
●●大学■■学部●●学科■年
〒100-0000
東京都千代田区丸の内☓丁目☓番☓号
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
―――――――――――――――――

4.けい線のバリエーション(記載項目は1と同じ)

1重の点線バージョン

——————————————-
りくなび太郎(りくなび・たろう)
●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
——————————————-

 

2重の点線バージョン

===============
りくなび太郎(りくなび・たろう)
●●大学■■学部●●学科■年
携帯電話:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール:tarou@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
===============

 

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業での社員研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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記事作成日:2018年6月13日

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