【例文付き】インターンシップのキャンセルは選考に影響する?連絡するときに気をつけるポイント、メール・電話での連絡方法

「やむを得ない事情で予定していたインターンシップに行けなくなってしまった」「志望度のより高いインターンシップと日程が重なってしまった」など、さまざまな理由でインターンシップをキャンセルせざるを得ない状況があるかもしれません。キャンセルの連絡について人事はどう感じるのでしょうか。選考に影響するかどうかについて、アンケートで聞きました。また、キャンセル連絡をする際の企業への伝え方、気をつけるポイントについても紹介します。

インターンシップのキャンセル、その後の選考に影響する?

インターンシップとは、就業体験を通じて、仕事や企業、業界、社会への理解を深めることができる制度。応募者が多い場合は選考が行われることがありますが、新卒の採用選考で内定・内々定を出す人数に比べて、インターンシップの受け入れ人数の方が少なかったり、採用の選考基準ではなく、インターンシップの選考基準があったりするなど、就活本番の選考とは異なります。

インターンシップのキャンセルは、その後の選考に影響するのでしょうか。人事担当者にアンケートを取ったところ、次のような結果となりました。

■インターンシップのキャンセルは、その後の選考に影響しますか?(n=300、単一回答)

「インターンシップのキャンセルは、その後の選考に影響しますか?」アンケート結果のグラフ

最も多かった回答は「選考に影響する場合もある」の48.3%。「選考に影響する」は38.7%、「選考に影響しない」は13.0%という結果になりました。では、それぞれの回答の選択理由について、人事担当者のコメントを紹介します。

「選考に影響する場合もある」と回答した人事担当者のコメント

・事前に話があれば問題ないが当日は理由にもよる(産業廃棄物処理業界/40代男性)
・スケジュール管理に難がある(建設業界/60代男性)
・選考過程においてもキャンセルするのではないかという危惧がある(クレジットカード業界/30代男性)
・入社してもドタキャンみたいなことがあるかもしれないと感じてしまう(電機業界/40代女性)
・キャンセルした理由による(リサイクル技術開発業界/60代男性)
・その時の印象が良ければ、評価が上がる(その他団体/40代女性)

「選考に影響する」と回答した人事担当者のコメント

・当社で働きたいという意欲が弱いと感じるので(専門商社/40代女性)
・マナーができていない(公務員/60代男性)
・キャンセル理由とその際の対応、さらに再応募の理由と態度が評価規定に入る場合が多い(専門サービス業界/50代男性)
・たとえ理由が体調不良だとしても自己管理ができない人間だと判断するし、それ以外の理由は論外(人材業界/50代男性)
・応募したのにやめたということは第1候補の場所ではないと感じる(SI業界/20代女性)

「選考に影響しない」と回答した人事担当者のコメント

・インターシップと選考は別物(ソフトウェア業界/40代男性)
・事前に連絡できる人材であれば問題視しない(不動産業界/20代女性)
・事情によるが、連絡をしてきているのであれば、選考には影響しない扱いとしている(ソフトウェア業界/40代男性)
・キャンセルの方法が悪かったり、無連絡だったりした場合は影響する可能性もあるが、きちんと連絡があった場合は問題にしない。あくまでも人物重視(不動産業界/20代女性)
・心境の変化は誰にでもあるから(鉄道業界/30代男性)

「選考に影響する場合もある」「選考に影響しない」のコメントからは、事前にきちんと連絡が入っていれば問題ない、という意見がありました。また、インターンシップと選考は別、とはっきりと分けて考えているという声も。
その一方、選考過程や入社後にも仕事のドタキャンがあるのではないかと不安に思うなどといった懸念の声もありました。

「影響する」と回答した人事担当者のコメントでは、社会人としてのマナーの欠如、自己管理能力への指摘なども寄せられました。

インターンシップのキャンセル連絡をしようとする女子学生

キャンセルの連絡をするときに気をつけることは?

では、実際に企業にインターンシップのキャンセル連絡をする際、どんなことに気をつけるとよいのでしょうか?マナー講師の峯陽子先生に聞きました。

キャンセルを決めた時点ですぐに連絡を

インターンシップをキャンセルすることを決めたら、無断で欠席するのではなく、できるだけ早く企業に連絡するよう心がけましょう。企業はインターンシップの参加人数に合わせて準備を進めている場合がありますし、場合によってほかの参加希望の学生にインターンシップの参加案内をすることもできるでしょう。

メールでキャンセル連絡を送ると記録が残る

キャンセル連絡の際は、履歴が残るメールを送るとよいでしょう。メールの文面に名前や予約しているインターンシップの日時を記載しておけば、担当者はそれを基に対応ができます。

より丁寧な印象を残したい場合は、担当者あてに電話でおわびを伝えるのもよいでしょう。電話の後にメールも送っておくと、キャンセル連絡をしたという記録も残ります。

電話をして担当者が不在の場合は、何度も電話はせず、「先ほどお電話いたしましたがご不在でしたので、メールでのご連絡で失礼いたします」と冒頭に一文を入れてメールを送れば、問題ありません。

開催直前で連絡する場合は、電話で伝えよう

インターンシップ前日や当日など、直前の場合には、電話でキャンセル連絡をした方がよいでしょう。担当者が準備に忙しく、インターンシップ実施までにメールを確認できない可能性があるからです。

担当者が不在の場合には、電話に出てくれた社員にキャンセルの旨を伝言しましょう。その後、メールもしておくと、事前に連絡したことが相手に伝わります。

そのほか、「メールアドレスがわからない」「メールを送っても返信がない」という場合には、電話でキャンセルの旨を簡潔に伝えましょう。

キャンセルの理由は簡潔に。おわびの気持ちをきちんと伝えよう

メールでも電話でも、キャンセルの理由は簡潔に伝えましょう。家庭の事情などやむを得ない事情があればそのことを、別の予定で参加できない場合はその旨をひと言伝えるだけで十分です。

もし「志望度の高いほかのインターンシップと日程が重なった」などの理由だったとしても、すべて正直に伝える必要はありません。

数日前でも直前の場合でも、キャンセルによって迷惑をかけることは変わりありませんので、文中にはおわびの言葉を添えるようにしましょう。

メールでインターンシップのキャンセルを連絡するときの例

以下で、企業にメールでインターンシップのキャンセル連絡をするときの例文を紹介します。企業に連絡する際、参考にしてみてください。

例文

(件名)
〇月〇日〇時のインターンシップ キャンセルのおわび(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社△△△△
人事部□□様

大変お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

このたびは、○月○日○時のインターンシップへの参加案内を頂き、ありがとうございました。
誠に残念ですが、大学での研究発表と予定が重なってしまい、参加が難しくなったため、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となってしまいましたこと、また、せっかくの機会を頂いたところご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

説明会の機会などを通して貴社について学んでいきたいと存じますので、今後ともなにとぞお願いいたします。

—————————————————
りくなび太郎(Rikunabi Taro)
○○大学・□□学部・○○学科 △年
携帯番号:090-××××-××××
メール:taro@××××.ac.jp
—————————————————

 

メールでキャンセル連絡するときのポイント

・件名は、相手にひと目で用件が伝わるように意識して書きましょう。インターンシップの日時と所属学校名、氏名も記載しておくと誰から連絡がきたのかが伝わりやすくなります。

・本文が長くなる場合は、まずインターンシップのキャンセル連絡のためにメールしたことを記載しましょう。結論から書き始めるように心がけることで、読み手に内容が伝わりやすくなります。その後、キャンセル理由やおわびを伝えるようにしましょう。

・メールの末尾には、氏名、所属学校名、連絡先を記載しましょう。メールの署名登録機能を活用し、メールを作成する際に必ず署名が入っているように設定するとよいでしょう。

 

メールの署名について詳しく知りたい人は、こちら↓
【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

電話でインターンシップのキャンセル連絡をするときの会話例

電話でインターンシップをキャンセルすることを伝える場合の会話例とポイントを解説します。

電話でのやりとりの会話例

人事:はい、株式会社△△△△です。
自分:お忙しいところ失礼いたします。 私、○月○日〇時のインターンシップに参加を申し込みました、〇〇大学のりくなび太郎と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?
人事:はい、私が□□です。
自分:大変恐縮ですが、インターンシップのキャンセルをお伝えしたく、お電話いたしました。
人事:そうですか。差し支えなければ、理由を教えてもらえますか。
自分:はい、大学での研究発表と日程が重なってしまい、おうかがいが難しくなってしまいました。誠に申し訳ございません。
人事:わかりました。今回は残念ですが、キャンセルの旨を承りました。
自分:このたびは本当に申し訳ございません。それでは、失礼いたします。
人事:失礼いたします。

電話でキャンセル連絡をするときのポイント

・電話をするときは、相手が落ち着いて対応できる時間帯を考えましょう。始業直後や昼食の時間帯などは避けた方がよいでしょう。

・まずはインターンシップをキャンセルすることを伝え、その後におわびを簡潔に伝えましょう。

・電話をする前に、メールでも連絡を入れている場合は、名乗る際に「メールでもご連絡させていただきました、○○大学のりくなび太郎です」と伝えましょう。

・用件が終わり、電話を切る際には「失礼いたします」と言うと自然に電話を切ることができます。

・話が終わってからすぐに電話を切るのではなく、2~3秒おくと、急に切られたという印象を相手に与えないでしょう。

 

社会人に電話で連絡する際に気をつけておきたいことを知りたい人は、こちら↓
社会人と接する最低限のマナー 電話編

【調査概要】
調査期間:2019年4月9日~4月11日
調査対象:過去1年以内にインターンシップの採用選考に携わったことがある人事担当者男女300人
調査協力:楽天インサイト株式会社

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業での社員研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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記事制作日:2019年4月26日

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