インターンシップで企業に提出する「履歴書」の書き方のマナーとポイント

インターンシップに応募する際、提出を求められることがある「履歴書」。「どんなふうに書けばいいんだろう?」というあなたに、一般的な書き方を紹介します。「学歴はいつから書けばいい?」「職歴欄にはアルバイト経験も書く?」などの疑問も解消されます!

(1)「履歴書」とは?

履歴書とは、個人の学業や職業の経歴、人となりを表す個人の特長やスキルなどを記した書類のこと。インターンシップの選考では、企業の担当者が応募者について知るためや、採用・不採用の判断材料とするために、履歴書の提出を求められることもあります。ここでは、「インターンシップ」に応募する際の履歴書の書き方を解説します。

(2)一般的な履歴書の書き方

履歴書は、自分自身について正しく伝えるための書類ですから、「正確な情報を記入する」「改ざんなどの恐れがないようにする」ことが基本です。したがって、手書きの場合は黒のボールペンまたは万年筆で丁寧に記入しましょう。 では、履歴書の項目と、その記入方法を見ていきましょう。

インターンシップ参加の履歴書FMT

① 日付

応募先企業に提出する日を記入します。メールに添付して提出する場合は送信日を、郵送する場合は投函日を、持参する場合は持参日を記入しましょう。 「年」の欄に記入する年号は、企業から指定がなければ和暦(「平成」など)と西暦、どちらでも構いません。ただし、履歴書全体でどちらかに統一しましょう。

② 基本情報

・生年月日

満年齢は、①の日付時点のものを記入します。

・現住所

都道府県からマンション・アパートの名称、部屋番号まで、略さずに記入します。ふりがなは漢字部分のみで構いません。「ふりがな」とあればひらがなで、「フリガナ」とあればカタカナで記入しましょう。

・電話

面接の日程調整や選考結果の連絡が電話で行われることがあるので、日中に連絡の取れる番号を記入しましょう。また、電話に出られなかったときのために、留守番電話サービスを活用することをお勧めします。

・メールアドレス

記入欄がある場合は、こまめに確認できるアドレスを記入しましょう。面接の日程調整や選考結果の連絡がメールで届く場合があります。 記入するメールアドレスは、学校から支給されているアドレスか、企業と連絡を取るためのアドレスをフリーメールサービスなどで新しく作ったものがお勧めです。新しくアドレスを作る際は、企業担当者が見ることを意識してアカウント名(@より前の文字列)を考えるようにしましょう。

なお、携帯電話・スマートフォンのキャリアのメールアドレスは、(1)迷惑メール対策設定により企業からのメールを受信できない場合がある、(2)添付ファイルを開けない場合がある、などのリスクから避けた方が無難です。

・連絡先

現住所以外に連絡を希望する人や場所がない場合、記入する必要はありません。メールアドレスの記入欄がない場合、ここにメールアドレスを記入することもできます。

・捺印(なついん)

捺印欄がある場合は、赤の朱肉でできるだけまっすぐ、かすれ、にじみのないように捺印しましょう。なお、朱肉を使わずに使用できるインク浸透印は使用しないようにしましょう。  

③ 写真

履歴書用紙が指定するサイズの証明写真を用意し、貼り付けます。応募先企業が本人確認やなりすましの判別のために使用するものですから、以下の点に注意して準備しましょう。

  • 正面を向いた胸から上の写真を、無地の背景で撮影する
  • おおむね3カ月以内に撮影したもの、鮮明に写っているものを使用する
  • 服装は、スーツが基本。面接時と大きな違いがないようにする
  • 色は、カラーとモノクロのどちらでも構わない
  • スナップ写真は不可 また、第一印象を左右するものでもあるので、歯を見せない程度の笑顔など、明るい表情で撮影すると印象が良くなるでしょう。

④ 学歴

  • 1行目の中央に「学歴」と明記し、2行目から入学・卒業(修了)の経歴を古い順に記入します。
  • どの時点から書くべきか、明確な決まりはありませんが、新卒の就職活動では義務教育の卒業時である「中学卒業」から書き始めるのが一般的です。
  • 高校、高専、専門学校、短大、大学は、学部・学科名まで記入しましょう。高校における学科とは、「普通科」「商業科」などのことです。
  • 略さず、正式名称を記入しましょう。
    例)×高校 → 私立 〇〇高等学校□□科
  • 大学受験予備校などついては、一般的には記入しません。
  • 中途退学の経験がある場合は、「平成××年×月 ◯◯大学□□学部◯◯学科 中途退学」と記入しましょう。書かずにあとから中途退学の事実が判明した場合、学歴詐称として何らかの対処がなされる場合があります。また、差し支えなければ「◯◯◯◯により中途退学」と理由を記入してもよいでしょう。

⑤ 職歴

  • 学歴の最終行から1行空けた行の中央に「職歴」と明記し、その次の行から記入します。正社員での就業経験がない限り、「なし」と記入しましょう。アルバイト歴は職歴に含みません。
  • 職歴の記入が終われば、職歴の最終行の次の行に、右寄せで「以上」と記入します。

⑥免許・資格

国や都道府県が認めるものから民間の機関が認めるものまで、取得しているものがあれば記入します。記入時は、以下の点に留意しましょう。 取得時期の記入欄が別にある場合は「○○免許 取得」「□□検定 合格」、記入欄がない場合は「○○免許(××年×月取得)」「□□検定(××年×月合格)」と記載するのが一般的です。

  • 免許・資格名は、すべて正式名称で記入しましょう。
  • 複数の免許・資格について記入する場合、記載順に明確な決まりはありませんが、取得時期の古い順とするのが一般的です。記入欄の行数以上の免許・資格を持っている場合は、応募先の企業に対するアピールとして有効だと考えられるもの(事業やインターンシップの内容に関連のあるもの)を優先的に記入しましょう。
  • 民間資格には、TOEIC(R)Listening & Reading Testやマイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)などビジネスの場で生かすことのできるものから、そうでないものまでさまざまなものがあります。資格ごとに、応募先へのアピールや自分の人となりを伝えるのに適したものかを判断して記入しましょう。
  • また、現在勉強中のものも、意欲のアピールになるようであれば勉強中であることを示した上で記入して構いません。

⑦ 「自己PR」「志望動機」

履歴書には、応募先企業に対して自分の考えや人となりを伝えるための記入欄が設けられています。代表的なものに、「自己PR(アピールポイント)」「志望動機」があります。

・自己PR(アピールポイント)

応募先のインターンシップに取り組むにあたって、あるいは、今後、大学を卒業して働く上で、生かすことのできそうな自分の特長やスキル、物事に取り組む際の姿勢などをアピールします。これまでの大学生活で培ってきた力や過去の経験から得た学びなどから生かすことのできそうなものを伝えるとよいでしょう。

・志望動機

応募先のインターンシップへの参加を希望する理由や、インターンシップを通して学びたいことなどを記入します。  

インターンシップのための自己PRについてはこちら↓
インターンシップの疑問解消! 自己PRの考え方・伝え方解説

 

⑧ 通勤所要時間

検索して、「片道分」の「最短時間」を書くようにしましょう。記入するときは5分刻みで書いても問題ありません。

(3)そのほかに気をつけたいポイント

1. 企業から指定された「履歴書」で提出しよう

履歴書には以下の種類があります。応募先企業が履歴書の書式を指定している場合、その指定に従ったものを提出しましょう。

  • 企業が用意した独自の履歴書(「エントリーシート」と呼ばれる場合もあります)
  • 大学独自の履歴書(大学生協などで販売)
  • 市販の履歴書

大学独自の履歴書は、人となりをより多方面から伝えられるよう、自己PRや志望動機だけでなく「大学で力を入れている勉強」「学業以外で力をいれていること」などの記入欄が設けられている場合があります。 企業から書式の指定がない場合は、大学独自の履歴書や複数の市販の履歴書を比べてみて、アピールしやすいものを選ぶとよいでしょう。

2. 書き終わったら、もう一度内容をチェック

書き終えた履歴書は、不備がないかどうか確認してから提出しましょう。特に注意したいのは以下の点です。

・ 読みやすい文字で丁寧に書かれているか

全体を見て文字のバランスが取れているかも確認しましょう。

・ すべての項目に漏れなく記入できているか

日付の記入漏れや捺印忘れに注意しましょう。

・ 誤字・脱字がないか

手書きの場合、下書きの跡が残っていないかも確認しましょう。

・ 写真の貼り付けは最後に

写真を貼り付けてから誤字を見つけると面倒なので、修正が必要ない状態になってから貼り付けましょう。

3. 提出する前に、控えを取っておこう

提出前に、手書きの履歴書はコピーを取り、入力して作成した履歴書はデータを保存し、どの企業に提出したものかわかるようにして保管しておきましょう。後日、面接が行われる場合に、履歴書の内容を基に質問されることがあります。

(4)インターンシップの「履歴書」に関するQ&A

Q1. 履歴書は手書き?パソコン?

A. 応募先企業から指定がなければ、手書きでもパソコンで入力したものでも構いません。書式や記入方法、提出方法について応募先企業から指定があれば、それに従いましょう。 企業によっては、メール添付、あるいは、企業が指定するWebサイトに必要事項を入力し写真データをアップロードする、などの方法を指定される場合があります。このような場合に備えて、証明写真のデータをあらかじめ準備しておくとよいでしょう。

Q.2 エントリーシートと履歴書って何が違うの?

A. エントリーシートは、企業が応募を希望する人に対して「応募するにあたって、あなたについてこれだけの情報を教えてほしい」と記入項目を企業が決めて作り、応募を希望する人に配布した上で提出を求めるものです。したがって、エントリーシートの記入項目は、企業によって異なる場合がほとんどです。一方、履歴書は、応募者が大学独自のものや市販のものなどから選んで、あらかじめ指定され書式に従って記入し、企業に提出します。

Q.3 履歴書を渡すときはクリアファイルに入れて渡した方がいい?

A. 応募先企業に持参して提出する場合、企業から指定がなければ、クリアファイルに入れて渡しましょう。封筒に入れて渡せば丁寧ですが、必須ではありません。 郵送の場合も、クリアファイルに入れた上で封筒に入れれば、折れ曲がりや雨にぬれるのを防ぐことができ、また、より丁寧な印象を与えることもできます。必要に応じて活用しましょう。

Q.4 履歴書で誤字が見つかった。修正液を使ってもいいの?

A. 「一般的な履歴書の書き方」の冒頭で説明した通り、履歴書は自分自身について正しく伝えるための書類です。内容に誤りがあったり、改ざんがうかがえたりすることは避けましょう。 したがって、誤字・脱字に気づいたとき、手書きの場合は再度書き直して、パソコンで入力した場合は該当箇所を修正してから提出しましょう。修正液・修正テープを使用したからといって必ず選考に落ちるわけではありませんが、書類の改ざんを疑われる可能性があります。 提出締め切りまで時間がないなど、やむを得ない場合は、訂正印を使用するという方法があります。手書きの履歴書でも、電子データを出力した履歴書でも、誤っている箇所に二重線を引いてその上に捺印し、そばに正しい情報を記入しましょう。ただし、訂正印も使用箇所が多すぎると、書類を正確に作れない人だという印象を与えることになりかねません。 また、消せるボールペンは、インクが熱に弱く、コピー機の熱や直射日光などによって消える場合があるため、公的な文書には不適切とされています。履歴書や封筒の宛名などへの使用は避けましょう。

完成した履歴書を郵送するときの宛名の書き方はこちら!↓
社会人と接する「最低限のマナー」~メール・手紙編~

(5)大切なのは中身。一般的なマナーを押さえた上で、内容の充実を

ここまで、履歴書の書き方を紹介してきましたが、「何がマナーとして適切か」は、履歴書を受け取る人によって異なる場合がありますし、正解がないものもあります。例えば、「学歴をどこから書くか」や、「捺印後の印影がどこまでなら傾いていてよいか」などは、明確な答えはありませんので、冒頭にお伝えした「正確な情報を記入する」「改ざんなどの恐れがないようにする」という基本を押さえた上で、あとは、過度に気にしすぎずに、自己PRや志望動機の内容を充実させることに力を入れましょう。

 

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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記事作成日:2017年7月31日

 

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