【例文付き】会社説明会への申し込みメール、案内をもらったときの返信メールの書き方

就活中、会社説明会の参加申し込みや、参加案内への返信をメールでやりとりする場合、どんなことを心がけておくとよいでしょうか。社会人にメールを送るにあたってのマナーや、気をつけておきたいポイントを例文付きで紹介します。

(1)社会人とメールでやりとりするときに気をつけておきたいことは?

企業に会社説明会の申し込みメールを送ったり、案内に対して返信したりする際は、気心の知れた友人とのやりとりと違って、どう書いたらいいのか悩むこともあるでしょう。

まずは、社会人とメールをやりとりする際に気をつけたい点を紹介します。

誤字脱字のないように送信前に確認を

メールのよさは時間を味方にできること。その場で対応しなければならない電話と違い、読み返すことができます。メールを作ったら、文章の抜けや漏れがないか、打ち間違いがないかを確認するようにしましょう。

少し時間をおいてリフレッシュしてから読み直すと、入力間違いなどのケアレスミスにも気づきやすくなります。その他、指差し確認しながら読む、声に出して読むなども有効です。

メールを送るときは、深夜など相手の業務時間外と想定される時間帯は避けた方がよいでしょう。

メールは「テキスト形式」で

メールを作るときは、「書式設定」を「テキスト形式」にしておく方がいいでしょう。「HTML」や「リッチテキスト」は、記号などが文字化けして相手が読めないというリスクがあるからです。また、企業によっては、「HTMLメール」は、受発信を制限していることもあるので、気をつけましょう。

(2)一般的なメールの書き方

メールの構成要素は、(1)宛先、(2)件名、(3)宛名、(4)本文、(5)署名の5つ。社会人になってからも使えるメールの書き方なので、今から押さえておきたいものです。

メールに記載する要素(1)宛先(2)件名(3)宛名(4)本文(5)署名を解説した画像

(1)宛先

宛先の入力ミスを避けるため、送信前に見返しましょう。企業ホームぺージなどにメールアドレスが記載されていたら、コピー&ペーストすると安心です

(2)件名

「会社説明会参加申し込み(○○大学・りくなび太郎)」など、用件がひと目でわかるタイトルをつけ、「学校名」と「氏名」を忘れずに入れておきましょう。企業の担当者は同じような件名のメールを数多く受け取っています。「学校名」と「氏名」を入れておけば、何か連絡の必要が生じたときも担当者がメールを検索しやすくなります

学部や学科まで入れると、メールボックスの表示枠に入りきらない可能性があるので、件名欄には「学校名」と「氏名」を書くのがよいでしょう。

相手のメールに返信する場合は、件名を変えずに送る方が、相手がわかりやすく検索も容易になります。

なお、別の要件(例えば会社説明会ではなく、インターンシップへの問い合わせなど)でメールを送る場合には、件名を変えて新規のメールを作成しましょう。

(3)宛名

「社名」「部署名」「相手の名前」の順で入力します。「社名」は株式会社などの法人格を略さず記載しましょう。

部署名宛てにするときは「御中」、人物に対しては「様」を使います。両方を併記する使い方はないので、注意してください。役職までわかっている個人の場合は、「人事部 人事課課長 ○○様」とします。

「相手の名前」が不明なら、「会社説明会ご担当者様」あるいは「人事課御中」などと入れましょう。

社名や人の名前を間違えるのは大変失礼なことになるので、誤字や脱字がないよう、特に気をつけましょう

(4)本文

「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから本題に入りましょう。

「あいさつ文」は初回メールで「初めてメールをお送りいたします。」としたら、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております。」などが使えます。

「名乗り」は、「学校名」「学部・学科」「氏名」を入れます

本題は、「名乗り」の後、改行して記載するようにしましょう。文章が続いてしまうと読みづらくなってしまうので、1行は30文字以内を目安にし、内容に応じて3~5行で、1行空きを入れることを意識してみてください。

(5)署名

「氏名」「学校名・学部・学科・学年」「連絡先」を入れておきましょう。氏名は読み方がわかるように平仮名やローマ字でふりがなを入れると親切です。

本文と署名の区切りには、けい線を入れましょう。記号やイラスト、顔文字などで署名を飾りたてる必要はありません。必要な情報を相手に読みやすく提示することを心がけてください。なお、署名はあらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。

署名について詳しく知りたい人はこちら↓
【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

会社説明会の関するメールを作っている就活生

(3)会社説明会に関する企業とのやりとり例文とポイント

実際にメールで会社説明会に申し込んだり、参加案内に返信したりするときに役立つ例文と気をつけるポイントを紹介します。

会社説明会への申し込みメール例

(件名)
会社説明会参加申し込み(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部
会社説明会 ご担当者様

初めてメールをお送りいたします。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

現在就職活動を行っており、
貴社の会社説明会に参加させていただきたくメールをいたしました。
開催日時と場所、提出物の詳細を教えていただければ幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

—————————————————
りくなび太郎
○○大学・□□学部・○○学科 △年
携帯番号:090-××××-××××
メール:tarou@××××.ac.jp
—————————————————

【ポイント】
・参加希望の説明会の日時が確定している場合は、「○月○日(○曜日)○時~開催の会社説明会に参加させていただきたくメールをいたしました。」と記載しましょう。その際は、転記で誤りがないように注意しましょう。

会社説明会の案内に対して、参加できる場合の返信メール例 

(件名)
Re: 会社説明会日程のご連絡(リクナビ商事)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部
会社説明会 ご担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

このたびは会社説明会の日程をご連絡いただき、
ありがとうございました。
ご指定いただいた書類を持参のうえ、
○月○日(○曜日)○時~ △△へうかがいます。

当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。

(以下「署名」挿入)

【ポイント】
・件名の「Re: 」は届いたメールに返信する場合、自動で表示されるので、そのまま残しておきましょう。
・日程の連絡を受けたら、再確認のために指定された日時をメール上に明記して返信しましょう

会社説明会の案内に対して、別の日時を尋ねる場合の返信メール例

(件名)
会社説明会別日時での参加ご相談(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部 
会社説明会 ご担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

○月○日(○曜日)○時~の会社説明会の
ご連絡をいただきましたが、
あいにく別の予定と重なってしまい、
おうかがいすることができません。
せっかくご連絡いただきましたところ大変申し訳ございません。

別の開催日で予定があれば、ぜひ参加させていただきたいのですが、
ご教示いただくことは可能でしょうか。

お忙しい中、お手数をおかけしますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

(以下「署名」挿入)

【ポイント】
・企業側から提示された日時での参加が難しく、ほかの日時をうかがう場合などは、「あいにく予定があり~」「せっかくご連絡いただいたところ~」などのクッション言葉を使うと、やわらかな表現になります。

会社説明会を参加辞退する場合の返信メール例

(件名)
参加辞退のご連絡:○月○日(○)開催の会社説明会(○○大学・りくなび太郎)

(本文)
株式会社 リクナビ商事
人事部
会社説明会 ご担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎と申します。

○月○日(○曜日)○時~の会社説明会につきまして、
当日急用が入ってしまい、
うかがうことができなくなってしまいました。

せっかく参加の機会をいただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。

取り急ぎご連絡をと思い、メールにて失礼いたします。
お忙しい中、お手数をおかけしますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

(以下「署名」挿入)

【ポイント】
・件名に参加を辞退する会社説明会の日時を記載しておくと、メールを受け取った担当者がわかりやすくなります
・参加辞退の場合も、クッション言葉があると、やわらかな印象になります。

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業での社員研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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記事作成日:2018年7月23日

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