【例文付き】就活面接を辞退するときに気をつけるポイント、メール・電話での連絡方法

選考が進んでくると、面接の予定が入っているものの、ほかの企業から内々定をもらったり、選考の過程でこの企業は合わないなと感じたりして、面接を辞退したいケースも出てくるでしょう。そんなときの企業への連絡方法と伝え方、気をつけるポイントについて、マナー講師の峯陽子先生に聞きました。

面接辞退の連絡をするときに気をつけることは？

面接を辞退しようと決めたら、できるだけ早く企業に連絡するよう心がけましょう。以下で連絡をする際に気をつけるポイントを紹介します。

連絡方法は、記録が残るメールを。直前の場合は電話で

担当者が日中忙しかったり不在にしていたりする場合も考えられるので、まずはメールで連絡してみましょう。メールに名前や面接予定日がきちんと明記されていれば、担当者はメールの情報を基に対応ができますし、辞退連絡をしたという記録も残ります。

メールアドレスがわからない、メールを送っても返信がないような場合には、電話で面接辞退の旨を簡潔に伝えてください。

面接当日など、直前に辞退の連絡をする場合も、電話で連絡した方がよいでしょう。担当者が、面接時間までにメールを確認できない可能性があるからです。担当者が不在の場合には、電話に出てくれた社員に、面接辞退の旨を担当者に伝えてほしいと伝言するようにしましょう。その後、メールをしておくと事前に連絡したことが相手に伝わります。

面接辞退の理由は、簡潔に伝えよう

辞退の理由は長々と書かずに「ほかの企業から内々定を頂いたから」「業界研究を進める中で、ほかに興味のある分野が明確になったから」など、簡潔に伝えましょう。

例えば、選考を受ける中で「この会社と自分は合わないだろう」と感じたとしても、「合わない」という表現をあえて使う必要はありません。「ほかの業界でやりたいことがある」など、別の選択肢を見つけたことをポジティブに伝えましょう。

面接辞退の連絡メールの例

以下で、企業にメールで面接辞退の連絡をするときの例文を紹介します。企業に連絡する際、参考にしてみてください。

メール例文

メールで連絡するときのポイント

・件名は、相手にひと目で用件が伝わるように意識して書きましょう。面接の日時と所属学校名、氏名も記載しておくと誰から連絡がきたのかが伝わりやすくなります。

・本文が長くなる場合は、まず面接辞退の連絡のためにメールしたことを記載しましょう。結論から書き始めるように心がけることで、読み手に内容が伝わりやすくなります。その後、辞退の理由やおわび、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

・メールの末尾には、氏名、所属学校名、連絡先を記載しましょう。メールの署名登録機能を活用し、メールを作成する際に必ず署名が入っているように設定するとよいでしょう。

  メールの署名について詳しく知りたい人は、こちら↓
【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

 

そのほか、社会人にメールで連絡する際に気をつけておきたいことを知りたい人はこちら↓
社会人と接する最低限のマナー メール・手紙編

面接辞退の電話でのやりとりの例

電話で面接を辞退することを伝える場合の会話例とポイントを解説します。

電話でのやりとりの会話例

電話で連絡するときのポイント

・電話をする前に、メールでも連絡を入れている場合は、名乗る際に「メールでもご連絡させていただきました、○○大学のりくなび太郎です」と伝えましょう。

・まずは面接を辞退することを伝え、その後にこれまでお世話になったことの感謝やおわびなども簡潔に伝えましょう。

・用件が終わり、電話を切る際には「失礼いたします」と言うと自然に電話を切ることができます。

・話が終わってからすぐに電話を切るのではなく、2～3秒おくと、急に切られたという印象を相手に与えないでしょう。

 

 
社会人に電話で連絡する際に気をつけておきたいことを知りたい人は、こちら↓
社会人と接する最低限のマナー 電話編

 

面接辞退を決めたら、すぐに企業へ連絡を

「これまで選考でお世話になった企業に申し訳ない」という気持ちから、面接辞退の連絡をすることに躊躇（ちゅうちょ）してしまう就活生もいるかもしれません。しかし、面接辞退の連絡を受けた後、人事担当者は面接の担当を予定している社員に連絡したり、ほかの学生に選考の連絡をしたりするかもしれません。選考にはさまざまな人がかかわっていることを念頭に、早めに連絡することを心がけましょう。

 

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