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インターンシップに参加した際のお礼状を書こうと思っている場合、参加した時の感動や印象が薄れてしまわないうちに送りたいもの。感謝をしっかりと伝えられるようお礼状のマナーと書き方を知っておきましょう。
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過去1年間にインターンシップに携わったことのある企業の人事担当者へ「インターンシップ参加のお礼状」についてアンケートをとったところ、「口頭で言ってくれれば十分」「学生に負担をかけたくないので不要」という声が多くみられました。一方で、「感想を聞きたい」、「次年度への参考にしたい」などお礼状を受け取ることに対して積極的な人事担当者の声も。
「お礼」に対する人事担当者の捉え方はさまざまですが、参加直後に口頭で伝える、もしくはメール、手紙など何らかの形で、インターンシップのお礼を感想とともに伝えてみるのも良いかもしれません。
今回はメール、手紙で感謝の気持ちを伝える場合の「お礼状の書き方」についてご紹介します。
お礼状は手紙で出す方が丁寧な印象を受けますが、“丁寧に手書きにしよう”と思っているうちに、送るのが遅れてしまうくらいなら、タイミングを優先して、インターンシップの印象が鮮明なうちにメールで送りましょう。
本文は、短い文章で問題ないので、何が印象に残ったのか、どんなことがうれしかったのか、具体的なエピソードを交えて感想と感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。
「メールの作成の基本」については、こちら！↓
社会人と接する「最低限のマナー」~手紙・メール編~
インターンシップ参加のお礼を手紙で書きたいと思ったときの企業へのお礼状の書き方は、次の通りです。
頭語とは、手紙の初めにくる言葉で、結語とセットで使います。「拝啓」や「謹啓」が頭語で、それぞれ「敬具」、「敬白」が結語になります。前略は前文を省略しますという意味の頭語のため、目上の人に送るときには、使わないのが一般的です。
本題に入る前にあいさつとして記す「あいさつ文」と、いつ、どこでお世話になったのかを伝え、学校名・学部・学科などの所属を述べてから本題に入りましょう。
本文は、何が印象に残ったのか、どんなことがうれしかったのか、具体的なエピソードを交えて感想と感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。
気をつけたいのは、手紙の本文を書くときの一般的マナー。例えば、「皆さま」「〇〇様」などが改行により文字が離れてしまうのは失礼とされています。相手を指す言葉は、できる限り文末に書かないようにしましょう。また相手の会社の敬称は、メールのときと同様、「貴社」とします。これも改行により「貴」「社」が離れないように、文末に表記がこないように注意しましょう。なお、口頭の場合だけは、「キシャ」は「帰社」「記者」「汽車」などと混同しやすいので、「御社」と言うのが一般的です。
最後に重ねてお礼の気持ちを伝え、今後の繁栄を祈る言葉で結び、最後に頭語に対応する「敬具」などの結語を入れます。
年号・月日までを書きます。
学校名・学部・学科・フルネームを書きます。
株式会社まで略さず書き、行をかえて「部署名」「相手の名前」敬称を書きます。
「封筒の作成」についてはこちら↓
社会人と接する「最低限のマナー」~手紙・メール編~
お礼状はできるだけ、インターンシップが終了した当日か翌日など、参加した時の印象が鮮明なうちに送ると良いでしょう。
書式やマナーも大切ですが、定型文だけでは、儀礼的な印象にもなりかねません。「現場でお聞きした○○○○の話に、自分もいつかこんなふうになりたいと思いました」「今まで知らなかった○○○○の世界に触れて、あらためて魅力を感じました」「○○○○を用意していただいたことに感動いたしました」など、インターンシップ中に感じたことを具体的に伝えて、感謝の気持ちを表現しましょう。
また、メールの場合、何を書いて送ったのか自分の手元にも残りますが、手紙の場合も、コピーか下書きを残しておきましょう。将来、面談などの機会があっても、自分の書いた内容が手元に残っていれば、インターンシップの時の感想を踏まえて発言することができます。
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【監修】峯 陽子先生
約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。
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