インターンのお礼状を出すときの封筒選びのポイント、宛名書きのマナー

インターン（インターンシップ）に参加して、お世話になった人事や担当部署の方にお礼の気持ちを伝えたいと考えている就活生の方も少なくないでしょう。インターンに参加したら必ずお礼状を出さなくてはいけないわけではなく、メールでも感謝の気持ちは伝わりますが、手書きのお礼状を送ろうとしたとき、「どんな封筒にしたらいいのか」「宛名や差出人の書き方などはどうする？」など、悩んでしまうこともあるのでは？そこで、一般的な封筒の選び方のポイントや宛名を書く際に気をつけることをマナー講師に聞きました。

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封筒の色や形状、サイズ選びのポイント　

封筒も便箋も同じ色味の「白」でそろえよう

インターンのお礼状を入れる封筒は、シンプルな白の封筒を選びましょう。茶色の封筒も多くありますが、一般的に事務用に使われることが多く、お礼状というフォーマルな用途には向きません。
「白」とひと口に言っても、さまざまな色合いがあるため、できれば封筒と便箋はセットのものを選びましょう。

二重封筒でなくて構いませんが、中身が透けない封筒を選んだ方が、お礼状を送った相手以外の人に中身が見えてしまう心配がなくなります。

「長形4号」の封筒に、三つ折りでお礼状を入れよう

手紙を送る際に使用する封筒で一般的なサイズは、縦長の「長形4号」（横90㎜×縦205㎜）と呼ばれるものです。B5判の便箋を三つ折りにして入れるのに適した大きさです。

横長の「洋形封筒」を使う場合は、宛名やお礼状も横書きでそろえて書きましょう。ただし、横書きは、縦書きに比べるとカジュアルな印象を与える可能性があるので、ビジネスの場では避けた方が無難でしょう。

お礼状は、エントリーシートなどとは性質が異なり、手紙なので折って問題ありません。ほぼ等分になるように三つ折りにして、封筒の中に入れましょう。

お礼状の書き方について詳しく知りたい人は、こちら↓
「インターンシップに参加したら書いた方がいい？ お礼状のマナーと書き方」

お礼状の封筒の宛名書きで気をつけることは？

封筒の表面の宛名と裏面の差出人を書く際、どんなことに気をつけるとよいでしょうか。

雨でにじむ心配のあるペンは避ける

表面・裏面共に、雨でにじむ心配のあるサインペンや万年筆、こすって消せるボールペンなどの使用は避けましょう。また、インクの色は黒がよいでしょう。
書き間違えたら、修正液は使わずに書き直しましょう。

続いて、表面・裏面それぞれ縦書きで書くときのポイントを紹介していきましょう。

封筒の表面の書き方

バランス良く、省略せずに書く

いきなり書き始めず、最初に中央に名前が来るように、全体の配置や文字の大きさを考えてから書くと、バランスが取りやすくなります。住所や社名、部署名などが長い場合も、省略せず書きましょう。

相手先の名前を一番大きく書く

相手先の名前は、中央に一番大きく書くよう意識しましょう。部署名や役職などが長いと、名前を中央に配置するのが難しい場合もあります。その場合は、中央を挟んで部署名・役職と名前を書くとよいでしょう。

名刺やメールの署名を確認しながら書くなど、部署名や役職、名前は正確に書くことを心がけてください。

住所は番地まで正式に

住所は名前より小さい字で書きますが、長くなる場合はビル名などで改行し、2行に分けても構いません。
番地も「1-2-3」ではなく、「一丁目二番三号」と正式な表記で書きましょう。会社のホームページや名刺などに「1-2-3」と表記されている場合は、そちらを使用しても問題ありません。

社名は（株）と略して表記せずに、「株式会社」と書くようにしてください。社名の前につくか、後ろにつくかにも注意しましょう。

住所や企業名、部署名などにアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを縦に書きます。

オフィスの転居や社名の変更などがないか、住所を書く前に会社のホームページなどを確認しておくと安心です。

敬称は個人宛てなら「様」、部署宛てには「御中」

宛先が個人の場合は、氏名の後に「様」をつけましょう。部署や企業宛てに送る場合は、「御中」をつけます。
「○○部御中 ○○□□様」のように「様」と「御中」を併用するのは誤りなので、気をつけましょう。

また、「殿」は団体から個人宛てに送るときなどに使われることが多く、目上の人に送るときには失礼な場合がありますので、使わない方がよいでしょう。

複数の部署の人にお礼状を送りたい場合、宛先はどう書くとよい？

お礼状を送付したい相手が、それぞれ別のオフィスビルやフロアにいることがあらかじめ分かっている場合は、個別に送った方が相手への配慮を感じられるでしょう。手紙の内容が同じでも構わないので、それぞれにお礼状を出すことで、受け取った相手が他の人に届ける手間がなくなります。

同じ部署に所属する人の場合は、個人名ではなく「〇〇部御中」と書くようにしましょう。

切手は左上に貼ろう

切手は、お礼状に限らず縦長に置いたときに左上になる位置に貼ります。
切手の料金は、重さによって決まっています。切手の料金が不足しないように、貼る前にお礼状の重さと切手の料金を確認すると安心でしょう。

封筒の裏面の書き方

封筒を閉じるときは、セロハンテープなどは使わず、のりでしっかりと封をして、閉じ部分の中央に、「〆」または「封」と書きましょう。

差出人の住所や名前は表面と同様に縦書きで、封筒の中央の線の左側に住所と名前を書くようにしましょう。表書きの住所より少し小さめの文字で、丁目や番、号、部屋番号なども略さずに書きます。

名前の横には学校名・学部名・学科名も書いておくとよいでしょう。左端上部の余白に日付を書き入れます。

左側に郵便番号の記入欄がない封筒の場合は、中央の線の右側に郵便番号と住所、左側に名前と学校名、日付を記載してください。

お礼状を手渡しする場合はどうする？

お礼状を手渡しする場合、郵送と異なるのは表面の住所と切手が不要になるだけで、あとは同様に準備しましょう。宛名は正確に会社名、部署名、役職、氏名を略さずに書いてください。

裏面にも自分の住所・氏名・学校名・学部名・学科名・日付をすべて書いて渡しておくと、誰からいつ受け取ったお礼状かひと目でわかるでしょう。

その他、社会人と接する際のメールや手紙のマナーを知りたい方はこちら↓
社会人と接する最低限のマナー メール・手紙編

 

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