【テンプレあり】内定承諾のメール・電話をするときのマナーは？メールの書き方＆電話での伝え方解説

内定の連絡方法は企業によって異なり、メールの場合もあれば電話がかかってくる場合もあります。内定の連絡に対して承諾の返事をする場合、メールと電話それぞれのケースでどのように対応すればよいのか、注意したいポイントと例文について、マナー講師・峯陽子先生に解説していただきます。

【メール編】内定承諾時のマナー

企業から内定の連絡がメールで来た場合、どのように返信したらいいのでしょうか？承諾の意思を伝える際のマナーを紹介します。

1. なるべく早めに返信するように心がけて

企業からの内定の連絡がメールで届き、承諾の返事をする場合、できるだけ早くメールを返信することが大切です。もしメールの返信が遅くなると、内定の連絡をした企業の担当者は「内定の連絡メールが届いているかどうか」「内定の承諾が得られるのかどうか」と心配することになってしまうでしょう。内定の連絡メールに気づいたのにすぐ返信できない状況にあるときも、できるだけその日のうちに返信するようにしたいところです。うっかり返信を忘れてしまわないよう、そのメールにフラグなどの印をつけておき、手が空いたらすぐ返信するようにしましょう。

2. お礼と内定承諾の意思を簡潔に伝える

内定の承諾をメールの返信で伝える場合は、内定を出してもらったことへのお礼の言葉を添え、内定を受ける意思を明確に書くのが重要なポイントです。具体的には、「このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。喜んでお受けしたいと思います」などと書くとよいでしょう。

加えて、「一日も早く貴社に貢献できるよう頑張りたいと思います。どうぞご指導のほど、よろしくお願い申し上げます」というように、入社に向けた前向きな気持ちを書き添えてもよいでしょう。

内定承諾をメールで送る際の例文＆解説

例文

内定承諾メールを書くときの4つのポイント

• 件名の「Re: 」は届いたメールに返信する場合、自動で表示されるので、そのまま残しておきましょう。
• 宛名は、「社名」「部署名」「相手の名前」の順で入力します。「社名」は株式会社などの法人格を略さず記載しましょう。また、部署名宛てにするときは「御中」、人物に対しては「様」を使います。両方を併記することはないので、注意しましょう。
• 「氏名」「学校名・学部・学科・学年」「連絡先」を記入した署名を入れておきましょう。氏名は読み方がわかるように、ひらがなやローマ字でふりがなを入れると親切です。
• メール文を長くする必要はありません。簡潔にまとめましょう。

署名の書き方について詳しく知りたい人はこちら↓

＜独自アンケート調査＞内定承諾の連絡で企業が見ているポイントとは？

就職活動経験者493人と採用担当者772人にアンケートを行い、内定承諾の連絡について尋ねました。就活生が最も不安に感じたこと・気を遣ったことは、以下の順でした。

• 連絡するタイミング・スピード：27.6％
• 伝える文面・言い回しの丁寧さ：27.2％
• 連絡後の企業・担当者からの反応：15.0％
• メール・電話どちらで伝えるか：7.7％
• 特に不安や気を遣っていない：22.3％

■＜就活生回答＞内定承諾の連絡をする際に、最も不安に感じたこと・気を遣ったことを選択して下さい。

*本調査は、当サイトの独占コンテンツとして独自に調査したものです。

一方、採用担当者が最も印象に残る（気になる）としたことは、次の順でした。

• 伝える文面・言い回しの丁寧さ：35.8％
• 連絡するタイミング・スピード：25.9％
• 承諾連絡を受けた後の学生の対応・姿勢：16.5％
• メール・電話どちらで伝えるか：9.5％
• 特に気になる点や印象に残る点はない：12.4％

■＜採用担当者回答＞学生からの内定承諾の連絡で、最も印象に残る（気になる）ことを選択して下さい。

*本調査は、当サイトの独占コンテンツとして独自に調査したものです。

採用担当者が最も見ているのは「文面・言い回しの丁寧さ」

採用担当者が、内定承諾の連絡で最も印象に残るとしたのは「伝える文面・言い回しの丁寧さ」で35.8％と、唯一3割を超えました。2位の「連絡するタイミング・スピード」（25.9％）とは9.9ポイントの差があります。

これに対し就活生側では、「連絡するタイミング・スピード」（27.6％）と「伝える文面・言い回しの丁寧さ」（27.2％）が0.4ポイント差で並びました。就活生が2つをほぼ同じくらい気にしているのに対し、採用担当者の印象に残るのはどちらかというと文面の方、ということになります。

本記事で紹介したように、早めに返信することは大切ですが、そのうえで”いつ返すか”を気にしすぎるよりも、お礼と入社への意欲を丁寧な言葉で書くほうに意識を向けると、伝わり方が変わってくるでしょう。

なお「メール・電話どちらで伝えるか」を挙げたのは就活生7.7％、採用担当者9.5％で、どちらも1割未満でした。どちらの手段を選ぶかよりも、連絡の中身自体が見られているといえます。

採用担当者の16.5％が「その後の対応・姿勢」を重視

採用担当者の16.5％は「承諾連絡を受けた後の学生の対応・姿勢」を印象に残る点として挙げました。3番目に多い回答であり、内定承諾の連絡は、”送りさえすれば終わり”ではないことがわかります。

一方、就活生側で「連絡後の企業・担当者からの反応」を気にしたのは15.0％で、こちらも3番目でした。学生が企業の反応を気にしているのと同じように、企業も連絡したあとの学生の姿勢を見ています。

また「特に不安や気を遣っていない」と答えた就活生は22.3％でしたが、採用担当者側で「特に気になる点や印象に残る点はない」としたのは12.4％にとどまります。就活生が思っているよりも、企業は承諾の連絡についてよく見ているのかもしれません。

書類の返送や今後の連絡といった承諾を伝えたあとのやり取りまでが入社準備の一部だと考えて対応しておきましょう。丁寧な返信文面と、そのあとの誠実なやり取りが、入社までの関係づくりにつながります。

【電話編】内定承諾時のマナー

企業から内定の連絡が電話で来た後、一般的にはメールや郵送で諸条件を記載した書面が送られて来ます。書面を確認した後は、電話で内定承諾の意思を伝えたい人もいるでしょう。このときのマナーについて押さえておきましょう。

1. お礼と自分の意思を簡潔に伝える

内定をもらった企業に電話で内定承諾の連絡をする場合も、伝えるべき内容はメールの場合と同じです。まず「内定をいただきましてありがとうございます」とお礼を伝えます。

お礼を伝えた後に「内定をお受けしたい」と自分の意思を伝えましょう。

2. 電話をかける環境に気をつけて

電話については、担当者と話すのに適した環境かどうかもポイントです。周囲の音が気になる場所や電波の状態がよくない場所など、相手の声が聞き取りづらいところは避け、できるだけ静かで落ち着いて話せる場所でかけるようにしましょう。

3. メモの準備を忘れずに

通常、今後のことを電話で細かく説明するケースは少なく、別途メールや書面などで詳細な連絡が届くことが多いです。ただし、今後のスケジュールなどを伝えられるケースもないとはいえません。念のためメモの準備をしておきましょう。

内定承諾の電話をかける場合の例文＆解説

電話で内定承諾の意思を伝える場合の例文とポイントを解説します。

例文

内定の承諾を電話で対応する場合の4つのポイント

• 担当者が不在の場合は、「□□様は何時ごろお戻りのご予定でしょうか」と尋ねてあらためてかけ直すようにしましょう。
• 書類の返送時期については、書類に記載されていることが一般的ですが、不明な場合は担当者に問い合わせてみるといいでしょう。
• 用件が終わり、電話を切る際には「失礼いたします」と言うと自然に電話を切ることができます。
• 話が終わってからすぐに電話を切るのではなく、2～3秒おくと、急に切られたという印象を相手に与えないでしょう。

監修

峯 陽子さん

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。