【例文付き】OB・OG訪問で役に立つメールの書き方

OB・OG訪問のメールを打つ画像

OB・OG訪問の相手は、サークルやゼミの先輩など、何かしらつながりがある人かもしれません。その場合でも、忙しい社会人が都合をつけて会ってくれていることを忘れずに、失礼のないメールを送りたいもの。これだけは知っておきたい、というマナーをご紹介します。

(1)社会人へ「メール」を送るときに、気をつけたいポイント

OB・OGへのお願いごとは、親しい相手であれば「先輩なんだから」と、つい甘えてしまうかもしれませんが、面識のあるなしにかかわらず相手は企業で働く社会人です。たとえ親しい間柄だとしても、会社宛てに送るメールはビジネスマナーに沿ったものにしましょう。

(2)メールの書き方の基本

メールの構成要素は「①宛先 ②件名 ③宛名 ④本文 ⑤署名」の5つです。まずは、基本の型を押さえておきましょう。

OB・OG訪問メールの例

① 宛先

企業のホームページなどにメールアドレスが記載されている場合はコピー&ペーストしましょう。メールアドレスを見ながら自分で入力する場合は打ち間違えるリスクがあるので、注意が必要です。

② 件名

「OB訪問のお願い(●●大学・りくなび太郎)」など用件がわかるタイトルをつけ、「学校名」と「氏名」を忘れずに入れておきましょう。なお、相手が男性の場合は「OB訪問」、女性の場合は「OG訪問」、もしくは「先輩訪問のお願い」とするのも良いでしょう。OB・OG訪問の依頼を複数回受ける社会人も中にはいるので、電話連絡したときなどに、「学校名」と「氏名」を入れておけば受け取った相手がメールを検索しやすくなります。学部や学科まで入れるとメールボックスの表記枠に入りきらない可能性があるので、件名欄には「学校名」と「氏名」を書くのが良いでしょう。

③ 宛名

株式会社まで略さず書き、「部署名」「相手の名前」の順で入力。役職までわかっていれば、「◇◇部 △△課課長 ●●様」とします。社名や人の名前を間違えるのは大変失礼です。誤字や脱字がないよう、特に気をつけましょう。

④ 本文

「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから本題に入りましょう。「あいさつ文」は初回メールで「初めてメールをお送り致します。」、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております。」などが使えます。「名乗り」は、「学校名」「学部」「学科」「フルネーム」を入れます。その後は本題に入りますが、長すぎるメールは相手への負担になることもあると心得ましょう。1行は30文字以内を目安にし、内容に応じて3~5行で、1行空きを入れると読みやすくなります。

⑤ 署名

「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」を入れておきましょう。あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。署名欄は記号などで飾りたてる必要はありません。必要な情報を相手に読みやすく提示するようにしましょう。

(3)依頼メールの書き方

社会人は1日に大量のメールに対応しています。用件と送信者がひと目でわかる件名をつけましょう。また、業界や会社のどんなところに興味・関心を持ち、先輩たちの話を聞きたいと思ったのかを書くと、気持ちが伝わるメールになるでしょう。

メール文例

件名:「OB訪問のお願い(●●大学・りくなび太郎)」

株式会社 ●●物産
◇◇部 △△課
●●●●様

初めてメールをお送りいたします。
●●大学■■学部●●学科のりくなび太郎と申します。

本日は、大学のキャリアセンターで●●様のことを知り、
OB訪問のお願いでご連絡を差し上げました。

現在就職活動中で、社会インフラにかかわる仕事に興味・関心を持っており、
貴社が開発に携わったこれまでの多くの事業に大変惹かれております。
ぜひ●●様にお話をうかがいたく、メールをお送りした次第です。

ご多忙中とは存じますが、お時間を頂けるようでしたら、
再来週までの月曜日か水曜日で、
●●様のご都合のよい日時をお知らせいただけませんでしょうか。
上記でご調整が難しい場合には、お手数ですが、
●●様のご希望の日程を2~3候補日としてお知らせいただけますでしょうか。

メールでの突然のお願いで大変恐縮ですが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。
———————————————————-
りくなび太郎
●●大学■■学部●●学科
携帯番号:000-000-0000
メール:○○○@□□.ne.jp

ポイント

訪問の依頼メールを送るときには、相手の連絡先を知った経緯を明記することが大切。突然、見知らぬ人からメールが来れば、警戒されたり不審がられてしまうかもしれません。また、多くの人が個人情報の流出に敏感になっているので、ルートがわかることで安心して対応してもらえるでしょう。
依頼の段階では、相手の仕事が忙しい時期などはわかりません。アポイントメントの日時を直近で指定したり、選択肢がないピンポイントで依頼したりすることは避けましょう。

(4)返信メールの書き方

先輩から返信をもらったら、OB・OG訪問を承諾してもらえたか否かにかかわらずメールを送りましょう。たとえ断られてしまったとしても、リアクションしてくれたことに感謝の気持ちを伝えておきたいものです。

OB・OG訪問を受け入れてもらった場合

件名:「●月●日(水)のOB訪問につきまして(●●大学・りくなび太郎)」

株式会社 ●●物産
◇◇部 △△課
●●●●様

お世話になっております。
●●大学■■学部●●学科のりくなび太郎と申します。

このたびは、OB訪問をご承諾いただき、
誠にありがとうございました。

●月●日(水)12:30に貴社1階受付におうかがい致します。
当日は、●●さんが現在取り組まれているお仕事や、
仕事のやりがい、1日のスケジュールなどについて、
お聞きしたいと思っております。
どうぞよろしくお願いいたします。

何か急なご予定などで変更が生じた場合には、
私の携帯電話(000-0000-0000)にご連絡いただければと存じます。

お時間をいただき本当にありがとうございます。
楽しみにうかがわせていただきます。
(以下「署名」挿入)

ポイント

当日聞きたいことをあらかじめ伝えておくことで先輩も心構えができます。できれば、メールに書き添えるようにしましょう。
社会人は、業務の都合で急にスケジュールが変更になることもあり得ます。一番つながりやすい連絡先をあらためて明示しておけば、相手にとっても安心です。

OB・OG訪問を断られた場合

件名:「返信のお礼(●●大学・りくなび太郎)」

株式会社 ●●物産
◇◇部 △△課
●●●●様

お世話になっております。
●●大学■■学部●●学科のりくなび太郎と申します。

このたびは、OB訪問についてご返信をいただき、
ありがとうございました。

ご予定がつかないとのご連絡、確かに拝受いたしました。
突然のお願いにもかかわらず、ご検討いただき、
誠にありがとうございました。

また別の機会にお話をお聞きすることができれば光栄です。
今度ともどうぞよろしくお願い致します。
(以下「署名」挿入)

ポイント

訪問を断られた場合も、メールをもらったままにせず返信しましょう。スケジュールを検討し、わざわざ返信をくれたことに感謝の気持ちを伝えたいものです。

(5)お礼メールの書き方

OB・OG訪問に対応してもらったら、お礼のメールを送りましょう。就活を気にかけ、多忙な時間の合間を縫って会ってくれたことや、そこで生まれた縁は大切に育んでいきたいもの。就活が終了したら、その報告メールも送って感謝の気持ちを伝えましょう。

OB・OG訪問当日のお礼

件名:「OB訪問のお礼(●●大学・りくなび太郎)」

株式会社 ●●物産
◇◇部 △△課
●●●●様

お世話になっております。
本日、OB訪問でうかがいました、
●●大学■■学部●●学科のりくなび太郎です。

お忙しい中、貴重なお時間を頂き、
誠にありがとうございました。

●●様からお聞きしたチームで動く仕事の面白さや難しさ、
言葉や文化の壁の乗り越え方など、
どれも新鮮な驚きでいっぱいでした。
資料だけでは知ることのできなかった世界を教えていただき、
いっそう●●業界への理解が深まりました。

今後ともどうぞよろしくお願い致します。
(以下「署名」挿入)

ポイント

お礼のメールは、時間がたつとお互いに印象が薄れ、儀礼的なものになりがちです。当日中か、少なくとも相手が翌日出社した時には届いているように、朝のうちに送っておきたいものです。
メールには、印象に残った事例や先輩の話から学んだことなどを具体的に書き添え、感謝の気持ちを伝えましょう。メールに書いておくことで、その時感じたことを記録に残すことができます。面接などの前に見返せば、当時の気持ちを振り返ったり、自分自身の言葉を掘り起こすこともできます。

就活終了時のお礼

件名:就職活動終了のご報告とお礼(●●大学・りくなび太郎)」

株式会社 ●●物産
◇◇部 △△課
●●●●様

お世話になっております。
●月●日(水)に、OB訪問でお時間を頂きました、
●●大学■■学部●●学科のりくなび太郎です。

その節は貴重なお話を頂き、
誠にありがとうございました。

このたび、××会社から内定をいただき、就職活動に一段落がつきました。
残念ながら、●●様の後輩になる夢はかなわなかったのですが、
●●様のお話をお聞きできたことで、
社会のインフラづくりという仕事に具体像を持つことができ、
私の就職活動の軸とこれからの仕事の指針になりました。

お忙しい中お時間を頂き、また、お気にかけていただき、
誠にありがとうございました。
●●様のますますのご活躍を祈念しております。
(以下「署名」挿入)

ポイント

結果として、どこの会社に就職することになったとしても、先輩たちは忙しい仕事の合間を縫って都合をつけ、自分自身のことについて話してくれたり仕事のアドバイスをしてくれたりしたのです。感謝の気持ちを伝える意味でも報告メールは送っておきたいものです。

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峯 陽子先生

【監修】峯 陽子先生

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

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