【例文付き】内定式の出欠メールの書き方と送るときに気をつけるポイント

企業から内々定をもらい、内定式の案内メールが届いた場合はどのように返信するとよいのでしょうか？出席・欠席の連絡をする場合から、参加未定や直前で参加できなくなった場合まで、さまざまなパターン別にメールの例文と送る際に気をつけるポイントをマナー講師に聞きました。

社会人とメールでやりとりする際に気をつけたいマナー

最初に、社会人の方にメールを送る際のマナーについておさらいしておきましょう。

誤字・脱字がないように

メールを作成したら、送信前に文章に抜けや漏れがないか、打ち間違いをしていないかをチェックしましょう。少し時間をおいてから読み返すと、ケアレスミスにも気づきやすくなります。

「テキスト形式」でメールを作成しよう

メールを作るときは、「書式設定」を「テキスト形式」にしておきましょう。「HTML」や「リッチテキスト」は、記号などが文字化けして相手が読めないというリスクがあります。企業によっては、「HTMLメール」は、受発信を制限していることもあるので、気をつけましょう。

社会人とメールのやりとりをする上で気をつけることは、詳しくはこちら↓
社会人と接する最低限のマナー メール・手紙編

【パターン別】内定式の案内への返信メールの例文とポイント

実際に内定先の企業から内定式の案内が届いたら、どのように返信するとよいのでしょうか。

早めの返信を心がけよう

内定式には、ほかの内定者や企業の社員など多くの人が参加することが予想されます。また、開催にあたって企業の担当者が準備することもあるので、できるだけ早めに返信するようにしましょう。
返信の期日が書かれている場合も、出席・欠席が確定している場合は、期日を待たずに早めに送りましょう。

予定がはっきりせず、出欠の返信が難しい場合は、その旨を伝えて返信の目途を伝えたり、期日を越えて返事を待ってもらえるかどうか相談メールを送ってみましょう。

出席以外の場合は、用件がひと目でわかるように件名を工夫しよう

欠席や参加が未定の場合は、件名を「内定式欠席のご連絡（○○大学・りくなび太郎）」のように書き直すようにしましょう。企業の担当者は、複数の内定者に内定式の案内メールを送っていると想定されます。誰が出席以外の返信をしたかひと目で伝わるような件名をつけると、相手への配慮が感じられます。
出席の場合は、企業から送られたきたメールの件名のままでも構いません。「Re: 」は届いたメールに返信する場合自動で表示されるので、そのまま残しておきましょう。

それでは、以下でメールの例文と気をつけるポイントをパターン別に紹介します。

内定式に出席する場合

【ポイント】
・出席する旨が相手にはっきりわかるように記載しましょう。確認のため、案内された日時や場所、持参するものを明記しておくとよいでしょう。
・参加に当たって質問がある場合は、出席する旨を記載した後、改行して質問内容を記載するとよいでしょう。
・内定式の案内メールに、出欠の返信以外に返信が必要な項目が書かれていないかチェックし、必要であれば返信メールに記載するようにしましょう。

内定式に欠席する場合

【ポイント】
・内定式では内定承諾や入社に当たってあたっての手続きなどもあるので、できれば参加するとよいでしょう。ただ、やむを得ない事情の場合は、事情を記載して欠席の連絡をしましょう。
・「せっかく～」などのクッション言葉を使うと、やわらかな表現になります。
・内定式で提出したり配布したりする書類がある場合は、別途対応が必要になるケースもあります。欠席連絡と併せてあわせて聞いておくといいでしょう。

参加未定の時の場合

【ポイント】
・参加できるか未定の場合は、「海外留学からの帰国日を調整中」など、すぐに出欠返信ができない旨を伝えましょう。出席できるかどうかが確定したら、わかり次第連絡するようにしましょう。
・出欠の返信期限までの回答が難しい場合、いつまでに出席が確定するか、日程のめどを明記した上で、返信が遅れても可能かどうか相談してみましょう。

直前で出席をキャンセルする場合

【ポイント】
・急な家庭の事情や体調不良など、やむを得ずキャンセルする場合は、必ず連絡するようにしましょう。
・前日までにキャンセルが確定した場合、メールで連絡を送りましょう。返信がない場合は、欠席の連絡メールを見落としている可能性も考えられます。その場合は、担当者に電話をかけて伝えるとよいでしょう。
・内定式当日は、人事担当者が準備でメールを確認できない可能性もあります。当日にキャンセルする場合は、担当者宛てに電話し、記録のためにメールも送っておくとよいでしょう。

一般的なメールの書き方

メールの構成要素である（1）宛先、（2）件名、（3）宛名、（4）本文、（5）署名のそれぞれについて解説します。

（1）宛先

宛先の入力ミスを避けるため、送信前に見返しましょう。メールの文章を作成中に誤って送信してしまわないように、宛先は最後に入力するのがオススメ。企業ホームぺージなどにメールアドレスが記載されていたら、コピー&ペーストするとミスを防げます。

（2）件名

件名を新しくつける場合は、「内定式欠席のご連絡（○○大学・りくなび太郎）」など、用件がひと目でわかるタイトルをつけ、「学校名」と「氏名」を忘れずに入れておきましょう。「学校名」と「氏名」を入れておけば、何か連絡の必要が生じたときも担当者がメールを検索しやすくなります。

学部や学科まで入れると、メールボックスの表示枠に入りきらない可能性があるので、件名欄には「学校名」と「氏名」を書くのがよいでしょう。

（3）宛名

「社名」「部署名」「相手の名前」の順で入力し、「社名」は株式会社などの法人格を略さず記載しましょう。

部署名宛てにするときは「御中」、人物に対しては「様」を使います。両方を併記する使い方はないので、注意してください。

社名や人の名前を間違えるのは大変失礼なことになるので、誤字や脱字がないよう、特に気をつけましょう。

（4）本文

「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから本題に入りましょう。

本題は、「名乗り」の後、改行して記載するようにしましょう。文章が続いてしまうと読みづらくなってしまうので、1行は30文字以内を目安にし、内容に応じて3～5行で、1行空きを入れることを意識してみてください。

（5）署名

「氏名」「学校名・学部・学科・学年」「連絡先」を入れておきましょう。氏名は読み方がわかるように平仮名やローマ字でふりがなを入れると親切です。

署名は短く、本文と署名の区切りには、けい線を入れるなどシンプルに。署名はあらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。

署名について詳しく知りたい人はこちら↓
【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

 

内々定または内定を得た企業について、業界の情報をチェックしてみよう。

 

——————————————————

——————————————————