【例文付き】インターンシップのキャンセルは選考に影響する？連絡するときに気をつけるポイント、メール・電話での連絡方法

「やむを得ない事情で予定していたインターンシップに行けなくなってしまった」「志望度のより高いインターンシップと日程が重なってしまった」など、さまざまな理由でインターンシップをキャンセルせざるを得ない状況があるかもしれません。キャンセルの連絡について人事はどう感じるのでしょうか。選考に影響するかどうかについて、アンケートで聞きました。また、キャンセル連絡をする際の企業への伝え方、気をつけるポイントについても紹介します。

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インターンシップのキャンセル、その後の本選考に影響する？

インターンシップとは、就業体験を通じて、仕事や企業、業界、社会への理解を深めることができる制度。応募者が多い場合は選考が行われることがありますが、新卒の採用選考で内定・内々定を出す人数に比べて、インターンシップの受け入れ人数の方が少なかったり、採用の選考基準ではなく、インターンシップの選考基準があったりします。

インターンシップのキャンセルは、その後の本選考に影響するのでしょうか。人事担当者にアンケートを取ったところ、次のような結果となりました。

■インターンシップのキャンセルは、その後の選考に影響しますか？（n＝300、単一回答）

最も多かった回答は「選考に影響する場合もある」の52.3％。「選考に影響する」は30.0％、「選考に影響しない」は17.7％という結果になりました。では、それぞれの回答の選択理由について、人事担当者のコメントを紹介します。

「選考に影響する」と回答した人事担当者のコメント

• キャンセルはよほどのことがない限り、弊社では認められない
• キャンセルすることよりも、その経緯や理由などによって影響する
• 体調不良を除くキャンセルが増えている。志望度が伝わらない
• きちんとするべき時にきちんとできない人だと感じてしまう
• スケジュール管理がきちんとできないという印象を抱く

「選考に影響する場合もある」と回答した人事担当者のコメント

• 連絡なしのドタキャンであれば、マナーや常識がないとみなして、影響する場合もある
• マナーが著しく悪い場合は考える
• キャンセルの理由次第だが、その人の本気度がわかれば影響はないと思われる
• 同じレベルの子がいた場合は、キャンセルが不利になる場合もある
• スケジュール管理や態度を選考の一つの観点として見ることもある
• キャンセルの仕方による。ドタキャンではなく、誠意ある態度、話し方が重要だと思う

「選考に影響しない」と回答した人事担当者のコメント

• 選考ではないから
• まずは当社の雰囲気をわかってもらうのが目的だから
• 事前連絡があれば大丈夫
• 選考参加は自由なので、影響はない
• 無断欠席は影響するが、参加は学生の自由なのでキャンセルも仕方がない

「選考に影響する場合もある」「選考に影響しない」のコメントからは、事前にきちんと連絡が入っていれば問題ない、という意見がありました。また、インターンシップと選考は別、とはっきりと分けて考えているという声も。仕事への意欲、スケジュール管理の面で不安に思うといった懸念の声もありました。

「影響する」と回答した人事担当者のコメントでは、社会人としてのマナーの欠如、自己管理能力への指摘なども寄せられました。

キャンセルの連絡をするときに気をつけることは？

では、実際に企業にインターンシップのキャンセル連絡をする際、どんなことに気をつけるとよいのでしょうか？マナー講師の峯陽子先生に聞きました。

キャンセルを決めた時点ですぐに連絡を

インターンシップをキャンセルすることを決めたら、無断で欠席するのではなく、できるだけ早く企業に連絡するよう心がけましょう。企業はインターンシップの参加人数に合わせて準備を進めている場合がありますし、場合によってほかの参加希望の学生にインターンシップの参加案内をすることもできるでしょう。

メールでキャンセル連絡を送ると記録が残る

キャンセル連絡の際は、履歴が残るメールを送るとよいでしょう。メールの文面に名前や予約しているインターンシップの日時を記載しておけば、担当者はそれを基に対応ができます。

より丁寧な印象を残したい場合は、担当者あてに電話でおわびを伝えるのもよいでしょう。電話の後にメールも送っておくと、キャンセル連絡をしたという記録も残ります。

電話をして担当者が不在の場合は、何度も電話はせず、「先ほどお電話いたしましたがご不在でしたので、メールでのご連絡で失礼いたします」と冒頭に一文を入れてメールを送れば、問題ありません。

開催直前で連絡する場合は、電話で伝えよう

インターンシップ前日や当日など、直前の場合には、電話でキャンセル連絡をした方がよいでしょう。担当者が準備に忙しく、インターンシップ実施までにメールを確認できない可能性があるからです。

担当者が不在の場合には、電話に出てくれた社員にキャンセルの旨を伝言しましょう。その後、メールもしておくと、事前に連絡したことが相手に伝わります。

そのほか、「メールアドレスがわからない」「メールを送っても返信がない」という場合には、電話でキャンセルの旨を簡潔に伝えましょう。

キャンセルの理由は簡潔に。おわびの気持ちをきちんと伝えよう

メールでも電話でも、キャンセルの理由は簡潔に伝えましょう。家庭の事情などやむを得ない事情があればそのことを、別の予定で参加できない場合はその旨をひと言伝えるだけで十分です。

もし「志望度の高いほかのインターンシップと日程が重なった」などの理由だったとしても、すべて正直に伝える必要はありません。

数日前でも直前の場合でも、キャンセルによって迷惑をかけることは変わりありませんので、文中にはおわびの言葉を添えるようにしましょう。

メールでインターンシップのキャンセルを連絡するときの例

以下で、企業にメールでインターンシップのキャンセル連絡をするときの例文を紹介します。企業に連絡する際、参考にしてみてください。

例文

 

メールでキャンセル連絡するときのポイント

• 件名は、相手にひと目で用件が伝わるように意識して書きましょう。インターンシップの日時と所属学校名、氏名も記載しておくと誰から連絡がきたのかが伝わりやすくなります。
• 本文が長くなる場合は、まずインターンシップのキャンセル連絡のためにメールしたことを記載しましょう。結論から書き始めるように心がけることで、読み手に内容が伝わりやすくなります。その後、キャンセル理由やおわびを伝えるようにしましょう。
• メールの末尾には、氏名、所属学校名、連絡先を記載しましょう。メールの署名登録機能を活用し、メールを作成する際に必ず署名が入っているように設定するとよいでしょう。

メールの署名について詳しく知りたい人は、こちら↓
【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

電話でインターンシップのキャンセル連絡をするときの会話例

電話でインターンシップをキャンセルすることを伝える場合の会話例とポイントを解説します。

電話でのやりとりの会話例

電話でキャンセル連絡をするときのポイント

• 電話をするときは、相手が落ち着いて対応できる時間帯を考えましょう。始業直後や昼食の時間帯などは避けた方がよいでしょう。
• まずはインターンシップをキャンセルすることを伝え、その後におわびを簡潔に伝えましょう。
• 電話をする前に、メールでも連絡を入れている場合は、名乗る際に「メールでもご連絡させていただきました、○○大学のりくなび太郎です」と伝えましょう。
• 用件が終わり、電話を切る際には「失礼いたします」と言うと自然に電話を切ることができます。
• 話が終わってからすぐに電話を切るのではなく、2～3秒おくと、急に切られたという印象を相手に与えないでしょう。

社会人に電話で連絡する際に気をつけておきたいことを知りたい人は、こちら↓
社会人と接する最低限のマナー 電話編

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【調査概要】
調査期間：2023年12月25日～2024年1月4日
調査対象：過去1年以内にインターンシップの採用選考に携わったことがある人事担当者300人
調査協力：株式会社クロス・マーケティング

 

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