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エントリーシート（ES）とは、就活において学生が企業に提出する「応募書類」の一つ。面接時の参考資料や、大手企業などでは選考の第1段階として使われたりします。一方、履歴書は個人の学業や職業の経歴、人となりを表す個人の特徴やスキルなどを記した書類です。
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エントリーシートと履歴書は、大まかに以下の違いがあると言えます。
・エントリーシート…選考に使う書類
・履歴書…人事データとしても使う公的な書類
エントリーシートはあくまでも、採用選考において参考にするもの。志望動機や自己PR、学生時代に頑張ったことなど、選考に当たって知りたい項目、フォーマットや文字数を企業ごとに設定しているケースが多いでしょう。
一方の履歴書は、選考が終わった入社後も、データが保管されるケースが多くあります。履歴書に記載した氏名、生年月日、住所、連絡先、学歴などが従業員データとして使われるのです。
また、履歴書は公的書類のため、記載事項に虚偽があった場合は「私文書偽造」にあたり不採用、解雇の原因にもなり得ます。
フォーマットも企業が独自に用意する場合や、学校独自の履歴書などがあります。
企業によっては、エントリーシートと履歴書の両方を提出するよう求められるケースもあるでしょう。同じ項目があった場合、内容に重複があってもよいのでしょうか。
エントリーシートは選考に、履歴書は入社後も含めた個人データの確認にというように、2つの書類は使う目的が違うので、内容に重複があっても問題ないでしょう。
提出を求めるタイミングは企業によってもさまざまかと思いますが、エントリーシートにも履歴書にも「自己PR」「志望動機」の欄があった場合、選考ではエントリーシートの内容の方を主に見ると考えられます。そのため、エントリーシートの「自己PR」「志望動機」欄にしっかり書き、履歴書には、エントリーシートに書いた内容を要約して書くというように書き分けてもよいでしょう。
内定後に履歴書の提出を求める企業も多いので、その場合も上記のようにエントリーシートの内容の要約版を記載するので問題ありません。
エントリーシートの提出がなく、履歴書のみ提出を求められる企業の場合は、履歴書の内容を基に選考が進みます。この場合は、履歴書に「自己PR」や「志望動機」をしっかりと書き込みましょう。
そのほか、自己PRや志望動機を書く上で気をつけたいことを知りたい人はこちら↓
【プロが解説】自己PRで使えるアピールポイントの見つけ方・伝え方
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プロが教える！志望動機の書き方【例文あり】
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プロに聞く！就活で志望動機を書くときのポイント【例文あり】
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中には手書きの履歴書提出を求められる場合もあるでしょう。そういう企業は、履歴書を通して正確に必要事項を記載できるか、丁寧に記入できるかを確認している可能性もあります。公的書類であることも念頭に、履歴書を準備する際には以下のことに注意しましょう。
記載する際は、誤字・脱字のないように気をつけましょう。間違えてしまった場合は、再度書き直すようにしましょう。修正液・修正テープで消すのは書類の改ざんを疑われる可能性があります。万一書き直す時間がない場合は、間違えた箇所に二重線を引いてその上に捺印をして、そばに正しい情報を記入しましょう。ただし、訂正印も使用箇所が多すぎると、書類を正確に作れない人だという印象を与えることになりかねません。
そのほかにも、記載時には読みやすい丁寧な文字で、すべての項目に漏れなく記載するよう意識しましょう。
消せるボールペンのインクは熱に弱く、コピー機の熱や直射日光などによって消える場合があり、公的な文書には不適切とされています。そのため、履歴書を書くときの使用は避けましょう。
「OpenES」を使えば、あらかじめ登録したES・履歴書を数千社に提出できるので、ES作成にかかる時間を大幅に短縮できます。中には「OpenES」しか受け付けていない企業もあるので、ぜひ活用してみましょう！
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【監修】曽和利光さん
株式会社人材研究所・代表取締役社長。1995年、京都大学教育学部教育心理学科卒業後、リクルートで人事コンサルタント、採用グループのゼネラルマネージャーなどを経験。その後、ライフネット生命、オープンハウスで人事部門責任者を務める。2011年に人事・採用コンサルティングや教育研修などを手掛ける人材研究所を設立。『「ネットワーク採用」とは何か』（労務行政）、『人事と採用のセオリー 成長企業に共通する組織運営の原理と原則』（ソシム）など著書多数。最新刊に『コミュ障のための面接戦略』（星海社新書）がある。
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