企業とのやりとりに役立つ！ インターンシップに関するメールの書き方とマナー【例文あり】

インターンシップの参加で初めて社会人とメールのやりとりをするという人のために、一般的なメールのマナーやパターン別例文集を紹介します。

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（1）「メール」でやり取りするときに押さえておきたいポイント

友人とのメールやSNS上でのやりとりなら、いきなり「明日、会おうよ」でも問題ないでしょう。しかしメールのやりとりの相手が社会人であれば、メールにもビジネスマナーが必要になります。メールの構成要素は、①宛先、②件名、③宛名、④本文、⑤署名の5つ。基本の型を押さえて、社会人としてのメールの書き方を今から覚えておきましょう。

1. 時間に余裕があるなら電話ではなくメールでの問い合わせが有効

インターンシップの問い合わせ先に、メールと電話番号が記載されている場合は、時間的に余裕があれば、メールの方がいいでしょう。
メールならば、①事前に準備ができる、②やりとりが手元に残るので後から確認しやすい、③聞き間違えがない、④相手の忙しい時間帯に連絡してしまう心配がない、などのメリットがあるからです。

2. 送信の前に、時間を置いて読み直すこと

メールを作るときは、「書式設定」を「テキスト形式」にしておくと安心。「HTML」や「リッチテキスト」は、記号などが文字化けして相手が読めないというリスクがあるからです。また、企業によっては、「HTMLメール」は、受発信を制限していることもあります。
そして、大切なのは送信ボタンを押す前に、読み返すこと。メールを作ってすぐよりも、少し時間を置いてから読み直すと修正点が見つかりやすいです。文章の抜け・漏れが心配な場合は、指差し確認しながら読む、声に出して読むなどの工夫をするとよいでしょう。

3. メールを送る時間帯には要注意

なおメールを送る時間は、通常の業務時間プラスマイナス2時間が目安。朝、早めに送るのは構わないとしても、深夜1時、2時など、明らかに相手が対応できない時間に送ることはできる限り避けましょう。夜中にメールを作ったとしても、そのまま送るのではなく、翌朝読み直して送るとよいでしょう。

（2）一般的なメールの書き方

①　宛先

企業のホームページなどにメールアドレスが記載されている場合はコピー&ペーストしましょう。メールアドレスを見ながら自分で入力する場合は打ち間違えるリスクがあるので、注意が必要です。

②　件名

「インターンシップ参加申し込み（○○大学・りくなび太郎）」など用件がわかるタイトルをつけ、「学校名」と「氏名」を忘れずに入れておきましょう。同じような件名のメールを数多く受け取る企業の担当者もいるので、電話連絡したときやその後にやりとりの必要が生じたときなどに、「学校名」と「氏名」を入れておけば、受け取った相手がメールを検索しやすくなります。学部や学科まで入れると、メールボックスの表記枠に入りきらない可能性があるので、件名欄には「学校名」と「氏名」を書くのが良いでしょう。

③　宛名

株式会社まで略さず書き、「部署名」「相手の名前」の順で入力。個人名が不明なら「ご担当者様」と入れましょう。役職までわかっていれば、「人事部　人事課課長　○○様」とします。社名や人の名前を間違えるのは大変失礼です。誤字や脱字がないよう、特に気をつけましょう。

④　本文

「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから本題に入りましょう。

「あいさつ文」は初回メールで「初めてメールをお送りいたします。」、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております。」などが使えます。「名乗り」は、「学校名」「学部」「フルネーム」を入れます。その後は本題に入りますが、長すぎるメールは相手への負担になることもあると心得ましょう。1行は30文字以内を目安にし、内容に応じて3～5行で、1行空きを入れると読みやすくなります。

⑤　署名

「氏名」「学校名・学部」「連絡先」を入れておきましょう。あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。署名欄は記号などで飾りたてる必要はありません。必要な情報を相手に読みやすく提示するようにしましょう。  

 

インターンシップの申し込みやお礼状の書き方についてはこちら↓
「インターンシップの申し込みはいつから？　どうやって申し込むもの？」
「インターンシップに参加したら書いた方がいい？ お礼状のマナーと書き方」

（3）インターンシップ参加時に活用できる！　パターン別例文集

企業に送るメールは、社会人としてのマナーと同時に、用件を簡潔に伝えることも大切です。面接日程の連絡を受け取ったときや、面接を辞退するとき、受け入れのお礼などの文例をご紹介しましょう。

1. 企業への「返信メール」例

2. インターンシップの面接辞退メール例

3. インターンシップ受け入れのお礼メール例

（4）こんなときどうする？イレギュラーなときこそ気をつけたい事例別マナー

想定外の状況になると誰でも慌ててしまうものです。そんなときのために、事例別にマナーを紹介します。まずは落ち着いて、「相手に、より迷惑がかからない方法は何か」を判断基準に対処していきましょう。

1. 急いで連絡しないと間に合わない！メールがいい？電話でもいい？

電車のトラブルで面接に遅れるなど、当日中に連絡を要することであれば、電話をしましょう。「学校名」と「氏名」をフルネームで名乗るようにします。それまでのメールのやりとりで、件名に「学校名」と「氏名」を入れていれば、担当者があなたからのメールを探すときにも役立つでしょう。
前日であればメールを送りましょう。翌朝になっても返信がなければ「○○大学のりくなび太郎と申します。昨日メールをさせていただきましたが、念のためお電話いたしました」と連絡しておきましょう。返信をもらっていれば、あらためての電話は不要です。

2. 手元にパソコンがないけれど、スマートフォンから返信してもいい？

一般的にはパソコンから送信する方が望ましいとされていますが、対応が遅れて企業に迷惑がかかる場合は、スマートフォンからでも連絡した方がよいでしょう。その場合、気になるようなら『出先からのため、スマートフォンからの返信で失礼します』などの一文を添えましょう。

3. 間違えて違う相手にメールを送ってしまった！

誤送信を避けるためにも、宛先のアドレス入力はコピー&ペーストを使い、宛先まで読み返してから送ることを習慣にしましょう。もし間違って送ってしまったら、メールか電話ですぐに連絡をし、謝罪してメールの削除をお願いします。元のメールの件名の前に【削除依頼】と入れ、下にメール本文をつけたまま、謝罪と削除のお願いを文書で伝えると、相手がどのメールについての削除依頼なのか、探しやすいでしょう。

4. 資料を送りたいのに容量オーバーになって送れない

インターンシップ実施企業は、学生から多くのメールを受け取っています。容量オーバーになるからといって、資料を何回かに分けてメール添付するのは、受け取る側にとって負担になるので、できれば避けたいものです。そのような場合は、圧縮データにして送って、それでも容量オーバーになるとしたら、資料が多すぎる可能性があるので、企業からの要求に応えた内容か見直してみましょう。減らさずにすべて送りたい内容であれば、企業に容量オーバーで送れないことを申し出ましょう。なお、オンライン上のデータ送付サービスを勝手に利用するのは控えた方がよいです。会社のパソコンからでは、セキュリティ上アクセスできず、データを受け取ることができない場合があるからです。

（5）メールの作成・管理は効率よく！　知っておくと便利なテクニック

インターンシップの受け入れが決まった後、パソコンでのメールのやりとりは増えていきます。テンプレートを作ったり、アドレス登録をしたり、時間を短縮しミスを減らせるメールテクニックを身につけておくと、将来社会人になったときにも役立ちます。

相手のアドレスを登録しておこう

登録した表記がそのまま相手にも表示される場合もあるので、アドレス帳に登録するときは、「社名」「部署名」「氏名」を入力しましょう。入力した漢字が間違えていないか確認し、必ず敬称までつけるようしましょう。

メールのテンプレートを作っておこう

「あいさつ文」や「署名」は毎回使うものなので、一度テンプレートを作って登録しておくと、時間が短縮でき、「署名漏れ」などを防ぐことができます。

メールをフォルダ分けして管理する

受信トレイに「就活フォルダ」など、専用フォルダを作っておくと、日程の確認などの際に探しやすいでしょう。最初に返信メールがあった段階で、フォルダへの仕分けルールを設定すれば、その後は自動的に仕分けることができます。

重要なメールには「フラグ設定」をする

メール機能によっては、フラグを付けてほかのメールと分けることができます。重要なメールは、すぐに参照できるようにしておき、確認漏れを防ぐようにしましょう。

 

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