【例文付き】エントリーシートをメールで送るときのポイント

エントリーシートの提出方法がメール添付と指定されている場合、どんなことに気をつけてメールを準備するとよいでしょうか？メールの書き方や例文、データ送付の注意点についてマナー講師に聞きました。あわせて、社会人とメールでやりとりをする際に気をつけたいマナーも紹介します。

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エントリーシート送付時のメール例文とポイント

エントリーシートを企業宛てにメールで送る際の例文とポイントを紹介します。

【ポイント】
・件名は、「エントリーシート送付」などとして、その後に「学校名」「氏名」を書いておくとよいでしょう。本文は、短く簡潔で構いません。
・エントリーシートのデータにパスワードをかける際は、「別途メールにてパスワードをお送りします」のように記載しましょう。
・別メールでパスワードを連絡はする際は、エントリーシート送付のメール直後に送るようにしましょう。時間が空くと、ほかの学生からのエントリーシートやパスワードに紛れて、探しにくくなってしまいます。

エントリーシートのデータを添付するときに気をつけることは？

メールにエントリーシートのデータを添付する際に気をつけたい点を紹介します。

メール本文を作成する前にデータを添付して、添付漏れを防止

メール添付でデータを送る際に起こりがちなミスが「添付漏れ」。メール本文を作成した後にファイルを添付しようと思っていても、内容に意識が集中してしまい、忘れて送ってしまうことがあります。メール本文を作成する前に、まずはデータを添付するようにしましょう。

それでも忘れてしまった場合は、先に送ったメールの件名の冒頭に「再送信」と加えて再送し、添付を忘れたことをおわびしましょう。

データ名は、受け取り手がわかりやすいように

人事担当者が添付ファイルを開いたり、データ名を変更したりしなくても「誰から送られたデータなのか」がひと目でわかるようになっていると、配慮が感じられます。

「エントリーシート_○○大学_りくなび太郎」のように、「エントリーシート」であることのほか、「学校名」「氏名」が入っているとわかりやすいでしょう。

また、企業からエントリーシートのデータ形式について指定があったら、準じるようにしましょう。

手書きのエントリーシートのデータを使いたい場合は、学校やコンビニ、家庭のスキャナーを利用してPDFデータを作成しましょう。スキャンをしたら、送る前に内容がきちんと読めるか、データを開いて確認しましょう。

エントリーシートの添付メールが送れないときの対処法

メールがエラーで戻ってきてしまうときは、メールアドレスの入力ミスがないか確認しましょう。企業によっては、セキュリティの観点で特定のドメイン（メールアドレスの＠以降）をブロックしている場合もあります。学校から発行されたメールアドレスなどで、送り直してみるといいでしょう。

ほかにも、データの容量が大きいために送れないことも考えられるので、企業に添付なしでメールをしたり電話で問い合わせたりして、対処法を相談してみましょう。

企業からエントリーシートの受付メールが届いた際の返信メールの例文とポイント

エントリーシートを送った後に、企業から受付メールがあった場合の返信メールの例文とポイントを紹介します。

【ポイント】
・件名の「Re: 」は届いたメールに返信する場合、自動で表示されるので、そのまま残しておきましょう。

一般的なメールの書き方

メールの構成要素である（1）宛先、（2）件名、（3）宛名、（4）本文、（5）署名のそれぞれについて解説します。メールを送る際に、確認してみましょう。

（1）宛先

宛先の入力ミスを避けるため、送信前に見返しましょう。メールの文章を作成中に誤って送信してしまわないように、宛先は最後に入力するのがオススメ。企業ホームぺージなどにメールアドレスが記載されていたら、コピー&ペーストするとミスを防げます。

（2）件名

「エントリーシート送付（○○大学・りくなび太郎）」など、誰の、どんな内容のメールかがひと目でわかる件名をつけましょう

（3）宛名

「社名」「部署名」「相手の名前」の順で入力し、「社名」は株式会社などの法人格を略さず記載しましょう。部署名宛てにするときは「御中」、人物に対しては「様」を使います。

「相手の名前」が不明なら、「会社説明会ご担当者様」あるいは「人事課御中」などが適切です。

（4）本文

「お世話になっております。○○大学・□□学部・○○学科のりくなび太郎です」など、あいさつ文と名乗りを入れてから本題に入りましょう。

（5）署名

「氏名」「学校名・学部・学科・学年」「連絡先」を入れておきましょう。氏名は読み方がわかるように平仮名やローマ字でふりがなを入れると親切です。

署名は短く、本文と署名の区切りには、けい線を入れるなどシンプルに。署名はあらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。

 

署名について詳しく知りたい人はこちら↓
【テンプレ付き】就活で役立つメール署名の書き方

社会人とメールでやりとりする際に気をつけたいマナー

社会人の方にメールを送る際の基本のマナーについても、おさらいしましょう。

誤字脱字がないように

メールを作成したら、文章の流れにおかしなところがないか、打ち間違いがないかをチェック。少し時間をおいてから読み返すと、ケアレスミスにも気づきやすくなります。

「テキスト形式」で作成

メールを作成するときは、「書式設定」を「テキスト形式」にしておきましょう。「HTML」や「リッチテキスト」は、記号などが文字化けして相手が読めないというリスクがあります。企業によっては、「HTMLメール」は、受発信を制限していることもあるので、気をつけましょう。

社会人とのメールのやりとりについて、詳しくはこちら↓
社会人と接する最低限のマナー メール・手紙編

 

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