内定承諾書とは｜内定通知書との違い、返送時の封筒・添え状の書き方を解説

内定が決まると、「内定通知書」とともに、「内定承諾書」が企業から届きます。この書類は署名して返送する必要がありますが、「マナーがわからず不安」と考える人もいるのではないでしょうか。そこで、内定承諾書の役割から、返送する封筒の書き方、添え状の書き方を解説します。

内定承諾書とは？

内定承諾書とは、「企業に内定承諾の意思を伝え、入社を誓約する書類」です。内定が決まると、まず企業から「内定通知書」あるいは「採用通知書」が送られてきます。その通知書と同時に「内定承諾書」が同封されているのが一般的です。学生側が内定を承諾する場合、内定承諾書に署名・捺印して企業に返送します。

入社承諾書との違い

「入社承諾書」と「内定承諾書」は、名称は異なりますが同じ役割の書類です。企業によっては「入社誓約書」「内定誓約書」などと呼ばれることもあります。

入社の意思が固まってから返送しよう

内定承諾書を返送するなどして入社の意思を示すと、原則として入社日を開始時期とする法律上の労働契約が成立し、この時点で企業に対して入社を約束したことになります。しかし、期間の定めがない雇用形態の場合、法律上は、解約の申し入れの日から2週間が経過すれば雇用は終了するとされており、入社を強制するような強い拘束力は実質的にはありません。

つまり、入社前でも内定辞退は可能とされていますが、むやみに辞退して良いわけではなく、企業に損害を与えるような辞退の仕方は望ましくありません。

企業側は内定者数を前提に、コストと時間をかけて新入社員を迎え入れる準備を始めるため、入社直前の辞退は企業側に大きな影響を与える可能性があります。後悔やトラブルを避けるためにも、入社の意思をしっかりと固めた上で返送するようにしましょう。

内定から入社までの流れを確認

内定が出てから実際に入社するまでの、一般的な流れは以下の通りです。まずは全体像を把握しましょう。

内定承諾書が届いてからの流れとやることを紹介

1. 書類の内容と提出期限を確認する

内定を知らせる通知には、以下の書類が同封されています。まず、届いた書類の内容と、内定承諾書の提出期限を確認しましょう。

• 内定通知書（採用通知書）
• 条件提示書
• 内定承諾書

2. 条件提示書と内定承諾書の記載事項を確認する

条件提示書には、就業場所や就業時間、賃金、試用期間の有無、転勤の可能性、年間休日数などの労働条件が記載されています。事前に説明を受けた内容と食い違いがないかを確認しましょう。

内定承諾書には、入社の意思表示の文言のほかに、内定取り消しの対象となる事由（重大な経歴詐称があった場合や、卒業できなかった場合など）も書かれています。その内容もしっかり確認しておきましょう。

3. 承諾する場合はすみやかに返送する

書類をよく確認し、入社の決意が固まったら「内定承諾書」に署名・捺印をして企業に返送します。期日にかかわらず、できるだけ早めに返送しましょう。

返送用の封筒と添え状の書き方

添え状の書き方

添え状とは、書類を郵送する際に一番上に重ねるあいさつ状のことです。送付状とも呼ばれ、ビジネスシーンでは重要な書類を送付する際に同封するのが一般的です。

添え状には、「①日付」「②宛名」「③自分の氏名と連絡先」「④件名」「⑤本文」「⑥記書き」「⑦以上」を記載します。

＜添え状の書き方例＞

①日付

ポストに投函する日（または持参する日）の日付を右上に記載します。

②宛名

応募先の企業名、部署名、担当者名を左上に入れます。社名は略さず「株式会社」と正式名称で書きましょう。

③自分の氏名と連絡先

自分の氏名、学校名、学部・学科、連絡先（電話番号・メールアドレス）は、宛名から一段下げた右側にまとめます。

④件名

件名は、中央に配置します。「内定承諾書送付の件」など、何の書類かがすぐにわかる件名にしましょう。

⑤本文

「拝啓」や「謹啓」などの頭語を書き、文末を「敬具」、「敬白」などの結語で結びます。目上の人に対して「前略」は使わないのが一般的です。頭語の後には時候のあいさつを続けますが、送付状のように簡潔な文書では省略も可能です。また、季節を問わず使える「時下」という表現を代用し、「益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」といった相手を祝う言葉を添えることもできます。

本文には「何の目的で」「何を送るか」のように、書類を送る目的をシンプルに書きます。「内定をもらった喜び、感謝」を簡潔に記載してもよいでしょう。

⑥記書き

中央に「記」と書き、その下に同封内容を箇条書きでリストアップします。

⑦以上

右端に「以上」と書き添えます。「これで同封した書類はすべてです」という意味です。

返送用封筒の書き方

内定承諾書は、添え状と一緒に封筒に入れて返送します。企業から届いた書類一式に、返送用封筒が同封されている場合は、それを使って返送します。同封されていない場合は、白色の角形2号を使うのがお勧めです。あるいは、書類が送られてきた封筒と同じサイズのものを選ぶことも目安の1つとなります。

＜通常の封筒の書き方（表面）＞

①郵便番号

郵便番号の枠がない場合は、そのまま「000-0000」と右上に記載します。機械で読み取りにくくなるので、番号の前に「〒」を記載する必要はありません。

②住所

封筒に書く住所は、都道府県名・市区町村名・町域名・番地・建物名・部屋番号を略さずに記載します。番地は「1-2-3」ではなく「一丁目二番三号」と書きます。数字は縦書きの場合は漢数字を、横書きの場合、算用数字を使うのが一般的です。

③宛名

企業名・部署名ともに略さずに記載します。株式会社も（株）と略さないようにしましょう。

宛名が個人の場合は「様」、会社や部署宛の場合は「御中」を記載します。「御中」と「様」は併用しません。「殿」は目上の人に使う場合は失礼になることもあるので、使用しない方が良いでしょう。役職名は、氏名の前に記載します。

④「内定承諾書在中」の記載

左下に赤いペンで「内定承諾書在中」と記載します。文字は線で囲まなくても差し支えありませんが、囲む場合は定規を使って線を引いた方が丁寧な印象を与えられます。

＜通常の封筒の書き方（裏面）＞

⑤封字

「確かに封をしました」という印として記載します。封字の種類には「〆」「封」「緘」などがありますが、「〆」が一般的です。「×」（バツ印）ではないので注意しましょう。

⑥自分の住所・氏名

封筒の中央の線を挟んで住所と名前を記載します。その際は、学校・学部・学科名も忘れずに書きましょう。文字サイズは表面よりも小さめで、表面と同様に、住所などは略さずに書くようにします。

⑦封かん日

いつ封をしたのかを明確にするために記載します。縦書きの場合、漢数字で「令和◯年◯月◯日」と書きます。

＜返信用封筒の宛名の書き方＞

内定承諾書と同封されている返信用封筒には、担当部署や担当者の宛名が記載されている場合があります。この場合、宛名に付されている「行」を二重線で消して、「御中」（部署名の場合）あるいは「様」（個人名の場合）に書き換えます。

メールで返送する場合はどうすればいい？

内定承諾書をメールで提出するように指定する企業もあります。送付に当たっては、まず企業からの案内をよく読み、指定された手順とフォーマット（PDFなど）に従って進めましょう。

直筆の署名や捺印が必要な場合は、スキャンしてデータ化する必要があります。自宅にスキャナーがない場合は、コンビニのマルチコピー機などを活用するとスムーズです。

また、メールの送信ボタンをクリックする前に、「正しいファイルが添付されているか」を必ず確認しましょう。

以下に、メールを送る際の例文を紹介するので参考にしてください。

内定承諾書を送った後でも内定辞退は可能？

内定承諾書を返送すると、法的には労働契約が成立したと考えられますが、実質的には入社を強制するような強い拘束力がなく、辞退は可能です。とはいえ、承諾書を出した後の辞退は、企業側に少なからず迷惑をかけてしまい、マナーや信頼関係を損なう可能性があるため、慎重に判断しましょう。

やむを得ず辞退する場合は、企業に失礼のないように誠実な対応を心がけましょう。連絡する際は、以下の3つのポイントを意識してください。

辞退を決めたら、できるだけ早く連絡をする

内定承諾書が届くと、企業側は受け入れに向けた準備を始めます。そのため、辞退の意思を決めたら、できるだけ早く伝えましょう。

電話で直接おわびを伝える

メールよりも電話で直接連絡するのが望ましい対応です。その際、相手方の迷惑にならないよう、始業直後など、忙しい時間帯を避けて電話する配慮も必要です。もし担当者が不在の場合は、伝言で済ませるのではなく、「あらためてお電話します」と伝え、自分からかけ直しましょう。

簡潔に辞退の旨を伝える

「内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」と内定を辞退したい旨をおわびとともに簡潔に伝えましょう。辞退の理由を自分から詳しく話す必要はありません。もし聞かれた場合は、「検討を重ねた結果、別の企業とのご縁を感じた」など、率直に答えて差し支えありません。

監修

峯 陽子さん

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。

監修

大橋 史典さん

社会保険労務士／社会保険労務士法人プロテクトスタンス
人事労務のスペシャリストとして、従業員とのトラブル防止や職場環境の整備などに取り組む。弁護士や税理士の資格も有しているほか、テレビの報道番組や情報番組、新聞社、Webメディアから依頼を受けて話題のニュースを解説するなど、メディアへの出演実績も多数。

社会保険労務士法人プロテクトスタンス はこちら　https://ps-lsc.com/