【例文付き】会社説明会に遅刻する際の連絡方法と気をつけるポイント

「参加予定の会社説明会に遅刻しそう！」。そんなときに、企業への連絡で気をつける点、遅刻して到着した後の振る舞いについてマナー講師に聞きました。また、説明会に遅刻してしまうことは企業にどんな印象を与えるのか、人事担当者に聞きました。

【マナー講師に聞く】会社説明会に遅刻する際の連絡方法、気をつけるポイント

説明会に間に合わないことがわかったら、すぐ連絡を

電車の遅延や体調不良、寝坊、説明会に向かう途中で道に迷ってしまうこともあるかもしれません。いずれの場合でも、遅れることがわかった時点ですぐに連絡することが大切です。
というのは、社会に出て仕事をする上で大切とされる「報・連・相（報告・連絡・相談）」がきちんとできる人かどうかが表れるため、企業によって遅刻連絡の対応が選考に影響するからです。

説明会の開始前までの連絡が難しかった場合も、説明会が終わるまで何も連絡がないと無断欠席になってしまい、「連絡がきちんとできない」と選考にネガティブに影響する場合も。そのため、できるだけ早めに連絡を入れるように心がけましょう。

まずは採用担当者宛てに電話しよう

説明会直前は、準備などで担当者がメールをチェックできない状況も考えられるので、企業に連絡する際は、まずは「電話」をかけましょう。

連絡は、説明会の案内メールなどに記載されている採用担当者や部署の電話番号宛てにするとよいでしょう。または、企業の採用ホームページやリクナビの企業ページなどに記載されている「人事・採用担当」の電話番号にかけましょう。

電話番号がわからない場合は、採用担当につながるまでに時間がかかってしまうケースが考えられますが、企業の代表番号にかけてみてください。

「参加予定の説明会の情報」「名前」できれば「到着予定時刻」を端的に伝えよう

担当者に電話がつながったら、状況を正確かつ短く伝えてください。なお、説明会直前は担当者が準備で忙しい可能性もあるので、長々と説明することにならないよう注意しましょう。

電話の際は、以下の例文を参考にしてみてください。

【ポイント】
・一日に複数回説明会を実施している場合もあるので、名前とともに何時からの説明会に参加予定なのかを伝えるようにしてください。
・到着予定時刻がすぐわかるようであれば、何時ごろになるかも伝えましょう。企業によっては、「到着する時刻によって、ほかの説明会への参加をお願いしたい」といったケースも考えられます。時刻と参加の意思を伝え、遅れても説明会への参加が可能か、企業の判断に従いましょう。
・伝えた時刻からさらに到着が遅れてしまうと余計に焦ってしまうので、５分ほど余裕を持った時刻で伝えておくと安心です。
・担当者が不在の場合は、電話を対応してくれた社員の人に「担当の〇〇様宛てにお伝えいただけますでしょうか？」と、お願いしてみましょう。

どうしても電話が難しい場合は、メールで連絡を

どうしても電話が難しい場合は、メールをしておくと事前に連絡したことが相手に伝わります。

メール例文

現地に到着したら、丁寧におわびの言葉を

説明会会場に到着したら、まずは遅れてしまったことをしっかりとおわびするようにしましょう。
失敗してしまったことに対して、その後誠意を持った対応ができるかどうかは、社会人になって仕事をしていく上でも求められるスキルで、担当者の心象や選考への影響も変わるかもしれません。
おわびの際は、「先ほど、採用担当の〇〇様宛てにご連絡しました、りくなび太郎と申します。遅れてしまい、大変申し訳ございませんでした」というように、事前に連絡した旨をあわせて伝えるとよいでしょう。

なお、当日きちんとおわびを伝えられたら、後日メールなどで連絡をしなくても問題ありません。

 

会社説明会に関するメールのやりとりについて詳しく知りたい人はこちら↓
【例文付き】会社説明会への申し込みメール、案内をもらったときの返信メールの書き方

学生が説明会に遅刻したら、人事はどう感じる？

会社説明会に学生が遅刻してきた場合、人事担当者はどのような印象を受けるのでしょうか。「遅刻がその後の選考にどれくらい影響するのか」を人事・採用担当者にアンケートをとったところ、次のような声が寄せられました。

「選考に影響する」と回答した人事のコメント

・時間にルーズだと考えます。仮に電車遅延などやむを得ない理由であったとしても、余裕を持った行動ができていないという印象を受けます（40代）
・大切な約束の時間に遅れてくるようでは、責任感・緊張感が無さすぎるのでは？と思います（50代）
・特別の事情で遅れた場合は考慮しますが、時間を守れないのはもちろん減点項目です（60代）

「選考に影響しない」と回答した人事のコメント

・まだ説明会の段階だから、遅刻は問題視しません。ただし、面接の際は連絡なしの遅刻は、採用に関わります（30代）

「選考に影響する場合もある」と回答した人事のコメント

・正当な理由があって遅刻しただけなら気にしません。ただ、遅刻がやむを得ない理由だったとしても、その際の対応がよろしくなければ、採用に影響します（40代）
・遅刻したことに対しての説明の仕方と、説明内容により変わります（20代）
・遅れたことに対するおわびがしっかりとできているかによります（50代）

説明会に遅れる場合は、誠意をもって企業への連絡を

説明会に限らず、就活中は初めての場所に行く機会も増えるでしょう。余裕をもって出発しても、やむを得ない事情で遅刻してしまう可能性は誰にでもあります。アンケートの回答を見ると、遅刻が選考に影響する場合はあるものの、遅刻連絡やおわびの対応を考慮するという声も見られました。きちんと遅刻連絡をする、会場についた際におわびをするなど、誠意をもった対応を心がけましょう。

 

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【調査概要】
調査期間：2018年12月6日～7日
調査サンプル：過去5年以内に新卒採用選考に携わったことがある人事担当者330人
調査協力：株式会社ジャストシステム

 

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