要件を簡潔に、かつ丁寧に伝えるメールのマナー
おさえておきたい基本マナー
文字変換や言葉遣い、送信先などを正確に
紙に書く場合と違って、メールは見直すことを怠りがち。誤字・脱字がないか、言葉遣いや送信先が正しいかどうかを必ず確認してから送信しよう。
言いたいことをわかりやすく、簡潔に伝える
相手は一日に何件ものメールを目にするので、要領を得ないメールを送っても迷惑なだけ。用件は簡潔に、わかりやすく伝えよう。
相手の読みやすさに配慮した書式・形式で
画面で文章を読むことに抵抗がある人もまだまだいるので、適切な位置に改行、1 行空きを入れるなどして読みやすい書式にすることを心がけよう。
メールと電話の使い分けを
メールは相手がいつ読むかがわからないが、電話は不在でない限りすぐに直接話ができる。スケジュール変更の相談など、急ぎの用件はメールではなく電話を使おう。
①件名
用件がひと目でわかるものにし、忘れずに入れる。相手が受け取るメールは1通だけではないので、検索しやすく、内容が判別しやすいものにしよう。
②送信先
会社名・部署名・役職名を省略せずに書く。「株式会社」を「（株）」としないように注意。
③あいさつ
ビジネス文書のような前文は不要だが、「いつもお世話になっております」「はじめまして」など、簡単なあいさつを相手に合わせて入れる。
④自己紹介
誰から届いたのかがわかるように、所属・名前を最初に名乗る。
⑤内容
用件が長くなる場合は、結論から書き始める。受信者はたくさんのメールを目にするうえに、画面の文字は読みづらい。メールの目的がわかるよう、結論から簡潔に書くことを心がけよう。
⑥署名
誰が出したメールかをはっきりさせるために、メール末尾には、氏名・所属・連絡先を署名として入れる。派手な飾りなどはビジネスには不適切。なるべく使わないように。
その他の注意点
行数が多くなる場合は段落ごとに1行空ける
読みやすくするため、本文の行数が多くなる場合は段落ごとに1行空ける。
To. Cc. Bcc. を使い分ける
Cc.（カーボンコピー）にはTo.に入れた宛先以外にメールの内容を知っておいてほしい人を入れる。Bcc.（ブラインドカーボンコピー）は同報する人に互いの連絡先を知らせたくない場合や、複数の人に同じメールを送っていることを知られたくない場合などに使用する。その場合、To.には自分のアドレスを入れよう。
<例>お礼を伝える
お礼のメールを送るときは、何を感じ、どのような点に感謝しているかを具体的に表現すると、相手に気持ちが伝わりやすい。心を込めて、具体的な言葉でお礼を伝えよう。
メールのマナーQ&A
Q.スマホからのメールはOK？
A.問題ないが、相手に読みやすい体裁になっているか配慮を
スマホからメールを送っても問題ないが、相手がパソコンで見ても違和感がないよう、適度に改行を入れよう。
Q.親しみやすくするための表現はOK？
A.ビジネスメールでの絵文字・顔文字の使用はNG
仕事の用件をやりとりするのがビジネスメールであって、友達感覚で連絡を取り合うものではない。「ありがとうございます(^_^)！」と顔文字を使ったり、「（笑）」「（泣）」などの表現を使ったりするのは避け、文章で気持ちを表現することを心がけよう。
Q.質問に対する回答にはお礼を返信すべき？
A.お礼の気持ちを持ったら、素直に伝えよう
お礼をする、しないは個人の自由だが、お礼をもらって嫌だという人はいないし、感謝の気持ちを伝えることで「きちんとした人だ」という印象を持たれ、その後もお互いに気持ちよく連絡を取り合えるかもしれない。お礼の気持ちを持ったら素直に伝えよう。
Q.返信時の件名はどうすれば？
A.内容に合わせて修正を
社会人は一日に何通ものメールを目にしているうえに、何度かメールをやりとりするうちに件名に「Re:」が連なっていくと内容が判別しにくくなるので、受け取ったメールに返信する場合も、本文の内容に合った件名に修正したほうがよい。その際、「（返信）」と付加すると、よりわかりやすくなる。
手紙のやり取りをする場合は
手紙のやりとりにもマナーがある。ここで基本をおさえて、インターンシップ等のキャリア形成支援プログラムや就職活動本番でのエントリーシートを郵送で提出する際に活用してほしい。
封筒の書き方
【表書き】
- 住所は宛名より小さい字で、長くなるときは2行に分ける。
- 番地は「1-2-3」ではなく、正式に「1丁目2番3号」と書く。
- 株式会社は（株）と略さない。社名の前につくか、後ろにつくかにも注意。
- 固有名詞は正式なものを使う。
- 個人宛に送る場合は氏名の下に「様」を、企業や部署宛に送る場合は「御中」を使う。
- 返信用封筒・ハガキの「行」は二重線で消し、「御中」に書き換えて送る。
- 個人宛の場合、肩書は氏名の前に氏名よりひと回り小さい字で書く。
（例）人事部 人事課 課長 □□ □□ 様
【裏書き】
- 封書の封をするところには、「〆」または「封」と書く。
- 差出人住所は、封筒の継ぎ目の右に中央よりやや上から書き始める。ただし、郵便番号欄が継ぎ目左側に印刷されている封筒では、住所も継ぎ目の左側に書く。
- 日付は左上の余白に。ただし、郵便番号欄が印刷されている封筒で、住所も氏名も継ぎ目の左側に書く場合、日付は右上余白に書く。
その他の注意点
- 日付、大学名・学部名、氏名を忘れずに書く。
- 万年筆やサインペンは雨でにじむ可能性があるので、黒のボールペンを使う。
- 書き間違ったら修正液は使わずに、初めから書き直す。
- 誤字・脱字に十分注意する。
- 手紙の文面を横書きにしたら宛名も横書き。文面を縦書きにしたら宛名も縦書きにする。
- 手紙の本文では、いきなり用件に入るのではなく、時候のあいさつや相手の安否を尋ねる言葉を入れる。
- 文章上では相手の会社のことを「貴社」と書く（口頭では「御社」）。
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【監修】峯 陽子さん
約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。
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※文中の社名・所属等は、取材時または更新時のものです。