就活メールの送り方・書き方ガイド｜社会人になっても役立つマナー&就活で使える例文を紹介

就活中は、企業の採用担当者とメールで連絡を取る機会が増えます。しかし、いざ送るとなると「マナーは守れているか」「失礼な表現はないか」と不安に思う方も少なくないでしょう。

この記事では、メールを送ったり、書いたりする際のポイントを紹介するほか、知っておきたいマナーも専門家から解説します。シーン別の例文も紹介しているので、ぜひ役立ててください。

メールの送り方：ポイント① To/Cc/Bccの使い分け

メールの宛先には以下の3種類があります。

• To（宛先）：メールを送りたい相手のアドレスを入力します。
• Cc（カーボン・コピー）：メールを共有したい相手に同送する場合に使用します。企業からCcにもアドレスが入ったメールが届いた場合は、Ccに同じアドレスを入れたまま返信します。
• Bcc（ブラインド・カーボン・コピー）：ほかの受信者にメールアドレスが見えない状態で送信できます。多人数に一斉送信する場合などに使われますが、企業との個別のやりとりでは原則使いません。

メールの送り方：ポイント②　メールを送る時間

企業からメールを受け取ったら、できるだけ早めに返信します。目安は1日（24時間）以内です。

企業の採用担当者は、日々、多くのメールを確認しています。そのため、送信するタイミングにも配慮が必要です。応募企業の業務時間内に送るようにして、深夜や早朝など、相手が対応できない時間帯の送信はなるべく避けたいものです。夜間にメールを作成した場合は、翌朝に読み直してから送るか、送信を忘れそうであればメールソフトの予約送信機能を活用しましょう。

金曜日に受信したメールに当日返信できなかった場合は、月曜日の始業後すぐに返信すれば問題ありません。

ただし、先方が返事を急いでいるような場合には、夜間や休業日でも返信しても差し支えありません。その際には「夜分に失礼いたします」など、配慮を示す言葉を冒頭に加えると丁寧な印象になります。

メールの送り方：ポイント③　メールアドレス選び

メールを送る際は、学校用やプライベート用とは別に、就活用のメールアドレスを用意することをオススメします。専用アドレスにしておくと、企業からの連絡が、学校からの通知やプライベートの連絡メールに埋もれる心配が少なくなります。重要な選考案内や日程調整のメールを素早く確認できるようになり、返信漏れのリスクを減らすことができます。

学校から提供されているメールアドレスは、学校内の連絡と企業との連絡が混在する可能性に加えて、多くの場合、卒業と同時に使用できなくなるため、卒業後は企業からのメールを受け取ることができなくなってしまいます。通信会社のキャリアメールも、パソコンからのメールが迷惑メールと判断されて届かないなどのトラブルが発生する可能性があります。

そこでオススメは、フリーメールです。スマートフォンとパソコンのどちらからでもアクセスしやすく、送受信できる容量も大きいため就活に適しています。

メールの書き方｜ポイントを構成要素ごとに解説

メールは、次の5つの要素で構成されます。それぞれ気をつけたいポイントを確認しましょう。

①宛先（To、Cc、Bcc）

メール本文を作成中に誤って送信してしまわないように、宛先は最後に入力するのがオススメです。メールアドレスは、1文字間違えるだけで、相手に届かなかったり別の宛先に届いてしまったりします。企業のホームページなどにメールアドレスが記載されていたら、コピー&ペーストするとミスを防ぐことができます。送信前に、相手のメールアドレスが正しいかを確認しましょう。

②件名

件名から、メールを受け取った相手は「どのような内容か」「誰からの連絡なのか」を把握することができます。

自分からメールを送信する際

件名には、メールの目的（例：面接日程の調整、OB・OG訪問のお願い、資料請求、など）を具体的に記載します。続けて、学校名・氏名をセットで入れると、誰からのメールかすぐに伝わります。

企業からのメールに返信する際

原則として件名の「Re:」は残したままにしておきます。これにより企業も自身も、どのメールに対する返信なのか、履歴を把握しやすくなります。ただし、やりとりの内容が大きく変わる場合は新たに件名を付けて送信することも検討しましょう。

③宛名

本文の最初に、必ず正式名称で「企業名」「部署名」「担当者名」を記載します。法人種別は（株）や（一社）などと略さず、「株式会社」「一般社団法人」のように書きます。

宛名には、以下のように敬称を付けます。

企業や部署宛てに送る場合

組織名の後に「御中」を付ける。

個人宛ての場合

氏名の後に「様」を付ける。

個人宛てかつ所属組織・役職がわかる場合

役職、氏名の後に「様」を付ける。

個人宛てかつ氏名がわからない場合

「ご担当者様」とする。

④本文

最初にあいさつの言葉を記し、自分が何者かを名乗ってから本題に入ると丁寧な印象になります。

あいさつの後に改行し、「学校名」「学部」「学科」「氏名」を記載して名乗ります。

あいさつ文の例

初めてメールを送る場合：「初めてメールをお送りいたします。○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎と申します。」

届いたメールに返信する場合：「いつもお世話になっております。○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎と申します。ご連絡ありがとうございました。」

何度かやりとりをしている相手に送る場合：「いつもお世話になっております。○○大学□□学部○○学科のりくなび太郎です。」

その後の用件は、「結論」→「詳細」の順で書くと意図が伝わりやすくなります。文末は「何卒よろしくお願い申し上げます。」といった、丁寧な結びの表現で締めくくると良いでしょう。

⑤署名

署名に入れる項目は、次の通りです。あらかじめ作成し、メールソフトにテンプレートとして登録しておくと便利です。

• 　氏名・読み仮名（フルネーム）
• 　学校名・学部・学科名・学年
• 　電話番号（日中連絡が取れる電話番号）
• 　メールアドレス

住所の記載は必須ではなく、なくても失礼には当たりません。ただし、企業と郵便などでやりとりをする可能性がある場合は、住所も記載しておくと良いでしょう。

署名の前後に罫線（例：——や=====など）を使うと見やすくなります。絵文字や顔文字、プライベートな情報（あだ名、趣味、SNSのアカウントなど）は記載しないようにします。就活にふさわしいシンプルな署名を作成しましょう。

署名の例

署名について詳しく知りたい人はこちら

メールの送り方で気をつけたいポイント

次にメールを送信する前に確認しておきたい、具体的なポイントを解説します。

「テキスト形式」で作成する

メールを作成する際は、送信設定を「テキスト形式」にしましょう。「HTML形式」や「リッチテキスト形式」は、装飾や記号が文字化けしてしまい、相手が正しく読めない可能性があります。また、企業によってはセキュリティ上の理由でHTMLメールの受信を制限している場合があります。

なお、ビジネスメールでは絵文字や機種依存文字の使用は避けましょう。マナーに欠ける印象を与えるだけでなく、受信側の環境によっては正しく表示されず、内容の誤解を招く恐れがあるためです。

正しい敬語を使い分ける

就活中のメールも、ビジネスシーンにおける連絡の一つです。それにふさわしい敬語を使いましょう。

ビジネスシーンでは、相手企業を「貴社（きしゃ）」「御社（おんしゃ）」と表現します。この2つはメールの文章（書き言葉）では「貴社」、面接などの口頭のやりとり（話し言葉）では「御社」を使います。

また、丁寧すぎる表現はかえって間違いのもとになります。送信前にメールを読み直して、二重敬語になっていないかをチェックしましょう。

送信前に誤字脱字をチェックする

作成した文章におかしい点がないか、打ち間違いがないかを必ず見直しましょう。少し時間がたってから読み返すと、ケアレスミスに気づきやすくなります。特に「企業名」「担当者名」「日時」は重要な情報です。送信前に、誤りがないかしっかり確認しましょう。

適度に改行して読みやすくする工夫を

長い文章が続くと要点が伝わりづらく、相手に負担をかけてしまいます。適度に改行を入れたり、話題が変わるタイミングで1行空けたりして、読みやすくなるような工夫をしましょう。

添付ファイルの形式・容量に注意する

履歴書などのデータをメール添付する際は、ファイルサイズが大きすぎないか確認しましょう。2MBを超える場合は、あらかじめ相手に送付方法を確認すると良いでしょう。画像を送る際は、普段使用しないファイル形式は避け、相手が指定した形式で送るか、一般的に利用されるJPEG形式、PDF形式などで送りましょう。

また、送信前は「ファイルが添付されているか」「別のファイルを間違えて選んでいないか」を必ず確認しましょう。

就活でメールを送るときの例文

就活のシーン別に、メールを送る際の文面の例を紹介します。

＜例文＞OB・OG訪問の依頼

＜例文＞OB・OG訪問承諾のお礼

＜例文＞面接通過のお礼

＜例文＞面接日程の調整依頼

＜例文＞書類の提出の連絡（エントリーシート添付）

＜例文＞内定通知の返信（内定承諾）

＜例文＞内定通知の返信（保留）

＜例文＞内定通知の返信（辞退）

監修

峯 陽子さん

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。