就活向け｜メール署名の書き方・注意点をテンプレ付きで解説

ビジネスシーンでは、メールの末尾に署名を入れるのが一般的です。採用選考などで、企業の人とメールでやりとりする機会に備えて、自分の署名を事前に準備しておくと良いでしょう。その参考として、メール署名の記載項目や署名作成の際の注意点を紹介します。署名のテンプレートも併せて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

就活準備として、メール署名を準備しよう

採用選考が本格的に始まれば、企業への問い合わせや面接の日程調整など、メールでのコミュニケーションが重要になります。また、採用選考が始まる前のオープン・カンパニーやインターンシップの申し込みの際も、企業の担当者とメールでやりとりする機会があるかもしれません。このとき、意識したいのが、メールの末尾に記載する署名です。

署名に氏名や所属、連絡先などの情報を記載しておくことで、人事担当者は、あなたがどのような人物かをすぐに把握できます。また、緊急で連絡が必要になった場合、人事担当者がメール以外の連絡先を素早く確認できるというメリットもあります。

署名は、事前に作成してメールサービスやメールソフトに登録しておくと便利です。すでにプライベートや学校との連絡用に署名を使っている場合は、この機会に就活に適した署名に必要な情報をあらためて確認し、必要があれば新しく準備しておきましょう。

メール署名に記載する項目を押さえよう！

メールの署名に記載すると良い項目は、主に「氏名」「所属」「連絡先」の3つです。それぞれ、具体的にどのような情報を記載すると良いか見ていきましょう。

氏名

フルネームを署名冒頭に記載します。漢字に加えて、平仮名またはローマ字でふりがなを入れておくと、読み方がひと目で伝わります。

所属

学校名と学部・学科、学年に関する情報を正確に記載しましょう。そうすることで、担当者はあなたの基本的なプロフィールを素早く把握できます。なお、ゼミや部活動、サークル活動に関する情報は、署名に含める必要はありません。

連絡先

連絡先として、メールアドレスと電話番号を記載します。

メールアドレスは、就活用のやりとりに使うアドレスを記載しましょう。ニックネームや好きなキャラクター名などが含まれるプライベート用のアドレスは、就活にふさわしくない印象を与える可能性があります。就活用のアドレスを持っていない人は、これを機に新しいアドレスを作成することも検討しましょう。また、電話番号は、携帯電話の番号など、日中連絡が取れるものを記載しましょう。

なお、住所は、必ずしも署名に記載する必要はありません。

メール署名を作る際に気をつけたいこと

けい線を入れた方がいい？

メール本文と署名部分をはっきり区別するためにも、けい線（例：——–や======など）を入れましょう。けい線で区切ることで情報が整理され、相手が読みやすくなるでしょう。

記号、絵文字は使用してOK？

就活時のメールも、ビジネス上のコミュニケーションの一つです。マナーの観点から記号や絵文字の使用は控えましょう。

メール署名のテンプレートを5パターン紹介！

企業とのメールのやりとりに適した署名のテンプレートを5つ紹介します。これらを参考に署名を作成してみてください。

氏名のふりがなが平仮名の場合

読み方がひと目で伝わるよう、姓と名の間に「・」を入れると、区切りがわかりやすくなります。

氏名のふりがながローマ字の場合

「名（ファーストネーム）」を先に、「姓（ファミリーネーム）」を後に記載するのが一般的です。

また、ローマ字表記に合わせて「携帯電話」「メール」も英語表記にすると、統一感が生まれます。

住所を記載する場合

企業と郵送を含むやりとりが発生しそうな場合、住所を署名に含めておくと親切です。所属のあとに、メールアドレスや携帯番号と併せて、連絡先として記載しましょう。

けい線のバージョン①　細い実線

ビジネスシーンでは、デザイン性の高い署名より、シンプルでわかりやすい署名が好まれます。そのため、就活用の署名でもシンプルな細い実線のけい線を使うと良いでしょう。

けい線のバージョン②　イコールを使った二重線

過度にデザイン性が高い署名は、カジュアルな印象を与えてしまいますが、けい線を二重線にする程度であれば問題ありません。細い実線を二重線に変えるだけで、メリハリがある印象に変わります。二重線には「イコール」記号を使います。

メールを送る前に、チェックしたいポイント

署名を作成した後にチェックしたいポイント、実際にメールを送る際に確認したいポイントをまとめました。

署名の情報に誤りがないか

署名を作り終えたら、記載したメールアドレスや電話番号に誤りがないかを確認しましょう。実際に自分宛てにテスト送信したり、記載した電話番号宛に別の電話からかけてみるなどして、正しくつながるかを試してみましょう。

表示崩れはないか

受け取り側のメール環境によっては、作成した署名のレイアウトが崩れて表示されてしまう場合があります。使い始める前に自分のアドレス、あるいは家族や友人のアドレスに宛ててテストメールを送り、作成した署名が意図通りに表示されるかを確かめましょう。

メール署名を付け忘れていないか

もし署名を付け忘れてメールを送ってしまった場合でも、メール本文の冒頭で所属や氏名をきちんと名乗っていれば、慌てて謝罪の連絡やメールを再送する必要はありません。次回のメールから署名を付け忘れないように注意すれば問題ありません。

なお、多くのメールソフト、メールサービスには、署名を登録して自動的に挿入する機能が備わっています。こうした機能を活用すれば、署名の抜け漏れを防ぐことができます。

メール署名が本当に必要か

企業の担当者にメール連絡をする際は、基本的にその都度、署名を付けると良いでしょう。最初の1通だけでなく、最新のメールにも署名が付いていると、すぐに情報を確認でき、相手がメールをさかのぼる手間が省けます。

ただし、署名には個人情報が含まれます。メールの送り先が不特定多数である場合は、個人情報保護の観点から署名を省略しても問題ありません。個人情報を知らせる必要がある相手かどうか、相手に応じて判断しましょう。

監修

峯 陽子さん

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。