就活メールの基本|例文付きで押さえておきたいポイントを解説【専門家監修】

就活では、企業の担当者とのやりとりでメールを使う機会が多くなります。しかし、「ビジネスメールに慣れていない」「マナーに自信がない」といった不安を抱える人もいるでしょう。そこで、メールを送る上で押さえておきたい基本マナーや、シーン別の例文、ありがちな失敗を、専門家の監修の下、わかりやすく解説します。

就活メール、押さえておきたいマナーは？

就活における企業担当者とのメールのやりとりは、ビジネスメールのマナーを押さえておくとスムーズになります。社会人になった後も必要なマナーですので、今のうちに身につけておきましょう。

メールの返信は「早め」に

メールを受け取ったら、内容を問わずできるだけ早めに返信しましょう。目安は1日（24時間）以内です。

すぐに返答できない内容の場合は、まずは「承知いたしました。〇日までにあらためてご連絡します」といったように、受信したことと返答が遅れる旨を簡潔に伝えるメールを返信します。

また、送信するタイミングにも配慮が必要です。応募企業の業務時間の前後2時間以内を目安に送りましょう。深夜、早朝など、相手が対応できない時間帯の送信はなるべく避けたいものです。夜間にメールを作成した場合は、翌朝に読み直してから送るか、忘れそうであれば予約送信機能の活用をオススメします。金曜日に受信したメールに当日返信できなかった場合は、月曜日の始業後すぐに返信すれば問題ありません。

ただし、先方が返事を急いでいるような場合には、夜間や休業日でも返信して構いません。その際には「夜分に失礼致します」など、配慮を示す言葉を冒頭に加えると丁寧な印象になります。

正確な内容を心がけて

メールのやりとりで最も避けたいのは、誤字や記載漏れによって追加のやりとりが発生してしまうことです。メールは手軽に送ることができる分、確認を怠りがちなので注意が必要です。特に、企業名や担当者名、日時などが正しいかは、送信前にチェックしましょう。

敬語の使い方も大切なポイントです。企業に連絡する際に注意したいのが、「御社」と「貴社」の使い分けです。両方とも相手の会社を表す敬語ですが、「御社」は会話で使う話し言葉で、「貴社」は文章で使う書き言葉です。したがって、メールでは「貴社」を用います。「うかがわせていただきます」などの二重敬語も使われがちですので注意してください（正しくは「うかがいます」）。

敬語の使い方に迷ったり、不安になったりしたときは、メールを送る前に調べてみましょう。

友人とのSNSでのやりとりとは違うことを意識する

友人とSNSやチャットで行っているようなカジュアルなやりとりとは異なり、就活でのやりとりはビジネスマナーにのっとるようにします。

絵文字や「（笑）」「（泣）」などの表現は使用せず、文章で気持ちを伝えることを意識しましょう。文字の色は黒で統一し、太字などの文字装飾も基本的には避けます。SNSやチャットでは、句読点の使用が避けられる傾向がありますが、企業の担当者にメールを送る際は、句読点をつけて読みやすくしましょう。

企業の採用担当者は日々、大量のメールを受信しています。SNSでは短い言葉で何往復もやりとりするケースがありますが、メールでは1回の送信で要件をすべて伝えるよう心がけましょう。その際、メール本文の1行の目安は30文字以内、内容に応じて3～5行で1つの段落を作り、段落と段落の間に1行空きを入れると、読みやすくなります。

就活メールはどのアドレスから送る？

企業からの重要なメールを見逃さないためにも、就活に使用するメールアドレスは適切なものを選びましょう。メールアドレスを選ぶとき、あるいは新しく作るときのポイントを紹介します。

就活に適したメールアドレスは？

学校用やプライベート用とは別に、就活専用のメールアドレスを用意することをオススメします。最大の利点は、情報管理がしやすくなることです。企業からのメールと、学校関連やプライベートのメールの混在を避けられるため、企業からの重要なメールを見落とすリスクを大幅に減らせます。

学校から提供されているメールアドレスは、学校内の連絡と企業との連絡が混在する可能性に加えて、多くの場合、卒業と同時に使用できなくなるため、卒業後は企業からのメールを受け取れません。在学中に送受信したメールも閲覧できなくなる可能性があります。

また、携帯電話会社のキャリアメールも、パソコンからのメールが迷惑メールと判断されて届かない、添付ファイルを受信できないなど、トラブルが発生する恐れがあります。

そこでオススメは、フリーメールです。スマートフォンとパソコンのどちらからでもアクセスしやすく、容量も大きいため就活に適しています。

メールアドレスはシンプルに

就活用に新しくメールアドレスを作成する場合は、シンプルでわかりやすいものにします。例えば、「名_姓@～」「姓.名_誕生日@～」のように、氏名（ローマ字）のみ、または氏名と誕生日の組み合わせなど、送信者を判別しやすいアドレスが基本です。

プライベートなニックネームや趣味関連のワードには、企業側に伝える必要がない情報が含まれています。また、ブラウザが自動作成した数字・記号の羅列などは、自分でも書き間違えやすい上、企業担当者が転記しづらい点が心配です。名前を含むシンプルなアドレスが適しています。

押さえておきたい就活メールの基本構成と注意点

メールを構成する5つの要素ごとに、気をつけたいポイントを確認しましょう。

就活メールの基本構成を理解しよう

就活メールは、次の5つの要素で構成されます。

①宛先（To, Cc, Bcc）

メールアドレスは、1文字間違えるだけで、相手に届かなかったり別の宛先に届いてしまったりします。送信前に、相手のメールアドレスが正しいかを確認しましょう。コピーできる場合はコピー＆ペーストで入力する方が、手入力より確実です。

メールの宛先には以下の3種類があります。

• To：メールを送りたい相手のアドレスを入力します。
• Cc（カーボン・コピー）：メールを共有したい相手に同送する場合に使用します。企業からCcにもアドレスが入ったメールが届いた場合は、Ccに同じアドレスを入れたまま返信します。
• Bcc（ブラインド・カーボン・コピー）：ほかの受信者にメールアドレスが見えない状態で送信できます。多人数に一斉送信する場合などに使われますが、企業との個別のやりとりでは原則使いません。

②件名

●自分からメールを送信する際

件名には、メールの目的（例：面接日程の調整、OB訪問のお願い、資料請求）を具体的に記載します。続けて、学校名・氏名をセットで入れると、誰からのメールかすぐに伝わります。

●企業からのメールに返信する際

原則として件名の「Re:」は残したままにしておきます。これにより企業も自身も、どのメールに対する返信なのか、履歴を把握しやすくなります。ただし、やりとりの内容が大きく変わる場合は新たに件名を付けて送信することも検討しましょう。

③宛名

本文の最初に、必ず正式名称で企業名、部署名、担当者名を記載します。法人種別は「（株）」「（一社）」などと略さず、「株式会社」「一般社団法人」のように書きます。

宛名には以下のように敬称をつけます。

企業や部署宛てに送る場合

組織名の後に「御中」をつける。

個人宛ての場合

氏名の後に「様」をつける。

個人宛てかつ所属組織・役職がわかる場合

役職、氏名の後に「様」をつける。

個人宛てかつ氏名がわからない場合

組織名の後に「ご担当者様」と記載する。

④本文

最初にあいさつの言葉を記し、自分が何者かを名乗ってから本題に入ると丁寧な印象になります。

あいさつの後に改行し、「学校名」「学部」「学科」「氏名」を記載して名乗ります。

その後の用件は、「結論」→「詳細」の順で書くと意図が伝わりやすくなります。文末は「なにとぞよろしくお願い申し上げます。」といった、丁寧な結びの表現で締めくくるとよいでしょう。

⑤署名

署名に入れる項目は次の通りです。あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。

• 氏名（フルネーム）
• 学校名・学部・学科名
• 電話番号（日中連絡が取れる電話番号）
• メールアドレス

住所の記載は必須ではなく、なくても失礼には当たりません。ただ、資料請求など、企業と郵便、宅配便でやりとりをする可能性がある場合は、住所も記載しておくとよいでしょう。

署名の前後に罫線（例：——や=====など）を使うと見やすくなります。本文同様、絵文字や顔文字、プライベートな情報（あだ名、趣味、SNSのアカウントなど）は不要です。就活にふさわしいシンプルな署名を作成しましょう。

【シーン別】すぐに使える！就活メールの例文7選

例文（1）説明会の問い合わせメール

【ポイント】

説明会の参加希望の日時がある場合は、「下記日程の会社説明会に参加させていただきたくメールを差し上げました。（改行し、箇条書きで日時を入れる）」などと明記しましょう。日時はWebサイトから転記する際に間違えないようにしましょう。

例文（2）OB・OG訪問を依頼したいときのメール

【ポイント】

OB・OG訪問を依頼するメールでは、相手の連絡先を知った経緯を明記することが大切です。そして、その業界や企業のどんなところに興味・関心を持ち、先輩にどのような話を聞きたいのかを記し、「会ってお話ししたい」という熱意を伝えましょう。

なお、依頼の段階では相手が多忙な時期などはわかりにくいものです。そのため、差し迫った日時を指定したり、選択肢がないピンポイントの日時で依頼したりすることは避けましょう。

例文（3）面接の日程調整メール

【ポイント】

企業が提示した面接日程の変更を依頼する場合、企業側が日程を再調整する時間が必要です。提示された日程での参加が難しいとわかったら、早めに連絡を入れましょう。

変更を依頼する際は、複数の候補日を伝えます。また、こちらが示す日程で調整が難しければ、相手から候補日を提案してもらう配慮が必要です。　

例文（4）面接通過のお礼メール

【ポイント】

面接通過連絡へのお礼とともに、次回の面接日程を記載すると、あなたが日程を確認できたことが伝わります。記載した日程に誤りがないか、送信前に確認しましょう。

例文（5）選考途中での質問・確認メール

【ポイント】

担当者の負担に配慮し、用件を明確かつ簡潔に書きましょう。質問については、「～ですか」「～を教えてください」といった比較的カジュアルな表現以外に、「～をご教示いただけますと幸いです」のように丁寧な表現も使えます。

例文（6）返信の催促メール

【ポイント】

自身が返信を見落としている可能性、送信と同時に返信が届く可能性なども考慮して、「行き違いでしたら申し訳ありません」といった敬意を払うひと言を添えましょう。担当者がすぐ判断できるよう、前回送信した文章をそのまま再掲します。

例文（7）内定通知への返信メール

【ポイント】

企業は「内定を承諾するのか、辞退するのか」を正確に知りたいと思っています。「謹んで内定をお受けいたします」など、承諾／辞退を示す明確な表現を入れましょう。内定への感謝とともに、喜びの気持ちや、入社に向けた意気込みなどを添えると丁寧な印象になります。

就活メール送付前のチェックリスト

送信ボタンをクリックする前に、次のチェックリストを用いて最終確認をしましょう。

企業との連絡に関するQ＆A

企業とやりとりする中で、メールの書き方のほかにも対応に悩む場面が出てくるでしょう。ここでは、企業との連絡手段に関する、就活生が悩みがちな疑問にお答えします。

知っておくと安心！こんなときはどうする？

スマホから送ること自体がマナー違反になることはありません。

ただし、注意すべき点がいくつかあります。まず、フリック入力や予測変換機能によって、変換ミスや誤字脱字が発生しやすくなります。送信前に必ず読み返し、文章に間違いがないか確認しましょう。

次に、スマホの画面サイズに合わせて改行をしていると、パソコンの画面では改行が多過ぎて読みにくいメールになりがちです。1行当たり20～30文字を目安に改行し、必要に応じて1行空けるようにするなど、パソコンで読みやすいように配慮しましょう。

企業との連絡は履歴に残るメールが基本ですが、次のような「緊急性の高い連絡」については、電話を優先しましょう。

• 面接当日や前日の急な体調不良
• 道に迷うなど、面接時間に遅れそうなとき
• 企業との調整がすぐに必要な場合

電話で伝えた後は、「念のため、先ほどお電話した内容をメールでもお送りします」とあらためてメールをしておくと、誰が・いつ・何を伝えたかが記録として残り、トラブル防止につながります。

ただし、スピードと確実性という点で、メールの方が一般的です。

手紙のメリットは、お礼の気持ちをより丁寧に表せる点にあります。例えば、内定通知を受け、入社の意思が固まっている場合などは、メールに加えて手紙を送るのもよいでしょう。手紙を送る場合は、封筒の書き方や敬称など、手紙ならではのマナーを押さえて作成しましょう。

監修

峯 陽子さん

約20年の専業主婦の後、人材育成会社で企業の社内研修講師などを経て、独立。企業の会社研修の講師のほか、女性の社会復帰支援、学生へのキャリア育成セミナー・マナー講座なども担当。