こんにちは。ファクトリージャパングループ採用担当です！
先程に続き、就活中のメール対応についてお話ししていきます。
1.メールのやりとりは慎重に対応
Web選考や書類選考をクリアし、いよいよ面接という段階になると、面接日程調整や直前の面接日程変更など、応募企業の採用担当者と直接連絡を取り合うことになります。その際、メールを使ってやりとりするパターンも多くあります。
採用担当者との初めての接点ともいえるメールのやりとりは、あなた自身の印象を左右するものでもあります。
採用担当者は、テンポよく返信があり内容が分かりわかりやすいメールを送ってくる応募者に対して、「仕事ぶりが期待できそう」と好印象を持つ可能性もあるでしょう。
また、なかなか返信が来なかったり、読みづらいメールを送ってきたりする応募者には、「採用して大丈夫かな……」と不安を抱きかねません。
採用担当者とやりとりしている間はメールが届いていないかこまめに確認しましょう。また、読みづらい文章になっていないか送信前に確認するなど、慎重に対応しましょう。
2.見たらすぐ、24時間以内に返信
早い返信にマイナス印象を持つ人はいません。いつまでに、というよりも、見たらすぐ、という意識で良いでしょう。遅くとも「24時間以内」には返信したいところです。
もし日程調整などが必要で、すぐに返信できない場合は「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信します」といった取り急ぎの返信をしておきましょう。
返信する時間帯は、応募企業の就業時間内に送信するのがベターです。
平日の日中にはなかなか返信できないという人もいるかもしれません。
しかし、営業時間外となる遅い時間にメールを送ると好ましく思わない採用担当者がいたり、「生活リズムが不規則な人なのだろうか」など、いらぬ憶測を呼びかねません。
メールの確認が深夜になってしまった場合は、時間を指定して送信する予約機能などを使って翌日の午前中に返信すると良いでしょう。
なお、見落としていたなどの理由によりメールを受信してから24時間以上経過してしまった場合は、気づいた時点で返信しましょう。その場合も、深夜の場合は翌日午前中の返信がおすすめです。
そして、メール返信の際は「ご返信が遅くなり誠に申し訳ございませんでした」と謝罪の一言を添えます。誠意が伝わる返信メールを心掛けましょう。
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