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ビジネスマナー 【4】 伝言メモの書き方


皆さん、こんにちは。
株式会社日伝の人事部の池田です!


今回は、社会人になってから必要になってくるビジネスマナーの一つとして、電話応対後の伝言メモの書き方についてご紹介します。

電話応対において、かかってきた電話の担当者が不在の時には、その担当者のために必要な情報を分かりやすく伝言メモに書き担当者へ伝えることが、ビジネスマナーとして大切です。

では実際に、どういった内容を記入すべきか電話メモの要点はこちらです。

「伝言メモの要点」

・いつ電話がかかってきたのか
・誰からの電話なのか
・誰宛の電話か
・どういった要件なのか
・誰が応対したか
・先方の連絡先
 ※折り返しが必要な場合は、何時までに必要かをお伺いする。

≪注意≫
伝言メモを書いたらそれで終わりではありません。
話せないタイミングもあるかと思いますが、口頭で伝言メモの内容を、不在していた担当者に伝えるようにしましょう。

最初は、電話応対をしながら内容を書きとめることに難しさを感じるかもしれません。

電話応対や伝言メモは、何度も行うことで少しずつ慣れていきます。
最初は焦らず落ち着いて、一度記入したメモを分かりやすく書き直すなど、電話を受けた応対者として、責任をもって担当者に伝言を伝えるようにしましょう!

22/06/23 10:00

~日伝~

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