株式会社ソフテス
ソフテス

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株式会社ソフテス

IT業界・ソフトウェア業/システムコンサルティングサービス
  • 正社員
業種
ソフトウェア
コンサルタント・専門コンサルタント/情報処理
本社
静岡
残り採用予定数
2名(更新日:2022/05/31)

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【ビジネスマナー】本当に大切なこと(3)

こんにちは!ソフテス 採用担当の近藤です。
今日は、「【ビジネスマナー】本当に大切なこと」の(3)回目です。
 
(1)では、
「正確な情報交換」において「不快感を与えない」ための方法として
「ビジネスマナー」があると述べたうえで、
「知識」と「心(思いやり)」が伴って、はじめて「ビジネスマナー」になると
書かせていただきました。
 
では「正確な情報交換」における「思いやり」って何でしょう?
それは、ツールにかかわらず、
相手に勘違いをさせないこと、間違った情報をわたさないことです。
 
どちらも不快であること間違いありませんが
では具体的にどうしたらいいのか?
 
<勘違いさせないためには>
◎何も知らない人に初めてのことを説明するつもりでしゃべる(書く)こと
◎簡潔に書くこと(余計な情報を盛り込み過ぎない)
◎主観と事実を整理すること
例えば以下の2つの文章をご覧ください。
 
<A>
大変恐縮ですが、時間の変更をお願い申し上げます。
11日の夜から○○県に直撃する台風で公共交通機関が止ま
る恐れがあります。
影響がでるため10:00からの予定を4時に変更して頂ければと
存じます。お手数おかけして申し訳ございませんがよろしく願い致します。
お返事頂ければ幸いです。
 
<B>
大変恐縮ですが、面接時間の変更をお願い申し上げます。
 
11日(水)の夜、○○県に台風が直撃し
公共交通機関が止まる恐れがあります。
その影響が12日(木)の午前まで出る可能性がございますので、
予め時間を変更したく存じます。
●変更前 4月12日(木)10:00~
●変更希望 4月12日(木)16:00~
 
変更の可否に関しまして、お手すきの際にご返信頂けましたら幸いです。
 
 
いかがでしょうか?同じ内容を伝えた文面ですが、<B>の方が簡潔で
必要な情報が整理され勘違いが起こりにくいですよね。
 
情報を伝えるときは、必ず相手の立場にたって見直し
「勘違い」されないように配慮を。
今回の例はメールでしたが、
しゃべるときは「聞き取りやすい声でしゃべる」というのも「思いやり」です。
 
それと、確認できるものは相手に渡す前に今一度確認を!
そもそも情報が間違っていたなんてNGですよ。
(そもそも台風直撃の日付を一日間違えたとか…^^;)

22/04/15 10:00

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